BUDGETS
Actualisation : Nouvelles fonctionnalités d'actualisation et d'extraction budgétaire (art 1196)
La version 400 de Gesprojet comporte une nouvelle fonction d'actualisation et d'extraction budgétaire qui permet d'effectuer un suivi plus précis des évolutions budgétaires en phase de réalisation.
L'actualisation
Une nouvelle option est apparue dans les zones de saisie des lignes budgétaires : "Gestion détaillée du prévisionnel".
Cette option, une fois cochée pour une ligne, permet de piloter l'ajustement de la ligne budgétaire en fonction de l'engagé et de dépenses prévisionnelles à venir.
Ainsi, lorsque cette option est cochée, vous pouvez accéder à l'onglet "détails". Cet onglet vous permettra, en cliquant sur le bouton "Ajouter ligne", de créer des lignes prévisionnelles (Devis en attente, Compléments de commande à valider, Marchés à passer...) qui viendront, lors du calcul budgétaire, s'ajouter au montant engagé de la ligne budgétaire.
Quand l'option est activée, l'onglet "Formule" contient la formule "EngagéBudget".
Le calcul ne se déclenche que lorsque l'on clique sur le bouton "Calculer". La règle de calcul est la suivante :
=> Budget HT = ∑ Engagé HT réel + ∑ Engagé HT prévisionnel + ∑ Lignes de détails prévisionnels non engagées.
L'option "Afficher les variables rattachées", permet d'afficher dans l'onglet détails, l'ensemble des lignes prévisionnelles (par défaut, seules celles non engagées sont affichées).
Pour modifier une ligne de détail budgétaire, il suffit de double-cliquer dessus.
L'écran de saisie d'une ligne de détail budgétaire permet :
-> de saisir la désignation de la dépense ou de la recette prévisionnelle
-> de saisir le montant HT prévu
-> de saisir le tiers envisagé qui exécutera la commande
-> de saisir une date prévisionnelle d'engagement
-> de saisir un commentaire
-> d'indiquer si la ligne est déjà engagé ou non
Vous pouvez créer autant de lignes prévisionnelles que vous le souhaitez associées à une ligne budgétaire.
Les extractions
Une nouvelle extraction tenant compte de ce nouveau mode d'actualisation est disponible via le sous menu du bouton "Edition" => Commande "Extraire le budget prévisionnel". Cette commande est également disponible depuis le module "Synthèse" sous menu du bouton "Edition" => "Extraire les budgets prévisionnels des projets sélectionnés". L'extraction depuis synthèse permet de consolider plusieurs projets.
L'extraction ouvre le nouveau module "tableur interne" de Gesprojet. Depuis ce module, vous pouvez exporter vers Excel et/ou Imprimer l'état. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, modifier la mise en forme. Les fonctions de mises en forme sont globalement identiques aux fonctions d'Excel.
Vous pouvez également accéder aux lignes de détails prévisionnels depuis le module "Variables". Les fonctions "Mémoriser / Rétablir sélections" ainsi que "flèche gauche / Fléche droite" entre le module Variables et Budgets sont opérationnelles.
L'actualisation
Une nouvelle option est apparue dans les zones de saisie des lignes budgétaires : "Gestion détaillée du prévisionnel".
Cette option, une fois cochée pour une ligne, permet de piloter l'ajustement de la ligne budgétaire en fonction de l'engagé et de dépenses prévisionnelles à venir.
Ainsi, lorsque cette option est cochée, vous pouvez accéder à l'onglet "détails". Cet onglet vous permettra, en cliquant sur le bouton "Ajouter ligne", de créer des lignes prévisionnelles (Devis en attente, Compléments de commande à valider, Marchés à passer...) qui viendront, lors du calcul budgétaire, s'ajouter au montant engagé de la ligne budgétaire.
Quand l'option est activée, l'onglet "Formule" contient la formule "EngagéBudget".
Le calcul ne se déclenche que lorsque l'on clique sur le bouton "Calculer". La règle de calcul est la suivante :
=> Budget HT = ∑ Engagé HT réel + ∑ Engagé HT prévisionnel + ∑ Lignes de détails prévisionnels non engagées.
L'option "Afficher les variables rattachées", permet d'afficher dans l'onglet détails, l'ensemble des lignes prévisionnelles (par défaut, seules celles non engagées sont affichées).
Pour modifier une ligne de détail budgétaire, il suffit de double-cliquer dessus.
L'écran de saisie d'une ligne de détail budgétaire permet :
-> de saisir la désignation de la dépense ou de la recette prévisionnelle
-> de saisir le montant HT prévu
-> de saisir le tiers envisagé qui exécutera la commande
-> de saisir une date prévisionnelle d'engagement
-> de saisir un commentaire
-> d'indiquer si la ligne est déjà engagé ou non
Vous pouvez créer autant de lignes prévisionnelles que vous le souhaitez associées à une ligne budgétaire.
Les extractions
Une nouvelle extraction tenant compte de ce nouveau mode d'actualisation est disponible via le sous menu du bouton "Edition" => Commande "Extraire le budget prévisionnel". Cette commande est également disponible depuis le module "Synthèse" sous menu du bouton "Edition" => "Extraire les budgets prévisionnels des projets sélectionnés". L'extraction depuis synthèse permet de consolider plusieurs projets.
L'extraction ouvre le nouveau module "tableur interne" de Gesprojet. Depuis ce module, vous pouvez exporter vers Excel et/ou Imprimer l'état. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, modifier la mise en forme. Les fonctions de mises en forme sont globalement identiques aux fonctions d'Excel.
Vous pouvez également accéder aux lignes de détails prévisionnels depuis le module "Variables". Les fonctions "Mémoriser / Rétablir sélections" ainsi que "flèche gauche / Fléche droite" entre le module Variables et Budgets sont opérationnelles.