AUTOMATISMES
Automatisme : Exporter le fichier des immobilisations pour Salvia Patrimoine (art 1118)
SYN - Créer les fichiers d’interface vers Salvia Patrimoine
Pré-requis comptable
  • Gesprojet émettra automatiquement 3 fichiers en filtrant les lignes selon leur imputation comptable :
      - Les immobilisations (Seules les factures imputées sur un compte 23 seront émises),
      - Les subventions notifiées (Seules des recettes imputées en compte 13 seront émises),
      - Les subventions encaissées (Seuls les encaissements rattachés à des recettes imputées en compte 13 seront émis).
    Procédure
  • Etre dans le module SYN
  • Sélectionner les opérations pour lesquelles exporter les valeurs. (Elles doivent être en surveillance bleue).
  • Dans la barre des boutons, cliquer sur le sous-menu (Triangle blanc) dans le bouton Archiver btn archiver
  • Sélectionner la ligne Générer fichier immobilisation Salvia. gen fichier salvia
  • Sélectionner la période de prise en compte des factures et des subventions dans les fichiers à exporter vers Salvia Patrimoine :
      - Immobilisations : Les dates correspondent aux dates de comptabilisation des factures,
      - Subventions notifiées : Les dates correspondent à la date de recette (Module REC),
      - Subventions encaissées : Les dates correspondent aux dates d’encaissement.
  • Puis cliquer sur le menu déroulant.
    demander_ou_selectionner


    Procédure (suite et fin)
  • Choisir en fonction de votre façon de gérer les immobilisations entre Avec détail par facture et Sans détail par facture.

    Explications :

  • Option Avec détail par facture :
      - Fichier des immobilisations :
        * 1 ligne = 1 facture
        * La date de la facture est conservée
        * Le montant est le montant HT
        * Si vous gérez par bâtiment, il n’y aura pas 1 ligne mais autant que de bâtiments paramétrés dans la variable Interface immo, et les montants seront ceux de la facture multipliés par le pourcentage du bâtiment dans la variable. Par ailleurs, le code bâtiment, tel que saisi dans la variable, sera repris dans le fichier à destination de Salvia Patrimoine.
      - Fichier des subvention notifiées :
        * 1 ligne = 1 notification
        * Par conséquent, si dans la période d’interface il y a une recette pour une notification, et une autre augmentant ou diminuant la même subvention, il y aura deux lignes dans le fichier d’export.
      - Fichier des subvention encaissées :
        * 1 ligne = 1 notification
        * Par conséquent, si dans la période d’interface il y a une recette pour un encaissement, et un autre augmentant ou diminuant la même subvention, il y aura deux lignes dans le fichier d’export.
  • Option Avec détail par facture :
      - Fichier des immobilisations :
        * 1 ligne = La somme de toutes les factures pour 1 même opération et le même compte comptable pour la période sélectionnée.
        * La date de la facture sera le premier jour de la période sélectionnée.
        * Le montant est la somme des montants HT
        * Si vous gérez par bâtiment, cette addition sera éclatée en autant de lignes qu’il y a de bâtiments paramétrés dans la variable Interface immo, et les montants seront ceux de cette addition par le pourcentage du bâtiment dans la variable. Par ailleurs, le code bâtiment, tel que saisi dans la variable, sera repris dans le fichier à destination de Salvia Patrimoine.
      - Fichier des subventions notifiées :
        * Inchangé par rapport à l’option Avec détail par facture.
      - Fichier des subventions encaissées :

        * Inchangé par rapport à l’option Avec détail par facture.


    menu_deroulant_demander_ou_selectionner


    Chemin d’export
    • Gesprojet émet autant de fichiers que de cas trouvés sur la période (Maximum 3)
    • Les fichiers se trouvent dans le répertoire GesprojetDataGesprojet, c’est-à-dire là où est la base de données Gesprojet.
    FAC et REC - Contrôle des données exportées
    Procédure de contrôle
    • La procédure de contrôle est la même pour les immobilisations (FAC) que les subventions (REC).
    • Aller dans l’un de ces modules.
    • La liste des factures (recettes) s’affiche.
    • Cliquer sur la coche :
        - Immobilisations (Module FAC) : Commentaires et Affichage 4 (pour obtenir la date comptable)
        coche_commentaires
        - Subventions notifiées (Module REC) : Code budget / Date saisie / Commentaires
        coche_code_budget
        - Subventions encaissées (Module REC, bouton Règlements) : Afficher commentaires. coche_afficher_commentaires
    • La colonne Commentaires apparaît. Elle est enrichie de l’expression « Interface Immo: »,des initiales de celui qui a fait l’export, du jour et de l’heure à laquelle il a généré le fichier pour Salvia Patrimoine.
    • Tant que ce commentaire demeure dans la ligne, celle-ci ne pourra être exportée une nouvelle fois.
    Procédure d’annulation de l’interface
    • La procédure de contrôle est la même pour les immobilisations (FAC) que les subventions (REC).
    • Aller dans ces 2 modules (y compris bouton Règlements pour le subventions encaissées).
    • Cocher les coches de commentaire, la colonne Commentaires s’affiche.
    • Sélectionner les données dont l’interface vers Salvia Patrimoine doit être annulée (Ces lignes passent en surbrillance bleue).
    • Cliquer dans le bouton Commenter sur le sous-menu (Triangle blanc) btn_commenter et choisir la ligne Remplacer Commentaires remplacer_commentaires . La fenêtre suivante s’affiche.
      demander_ou_selectionner2

    • Cliquer sur le rond sans rien saisir dans la fenêtre.
    • La mémorisation a été effacée. L’export peut être renouvelé pour ces lignes.
    ATTENTION
    • Comme pour toute annulation d’interface, cette procédure ne fait que supprimer la mémorisation de l’interface pour les lignes concernées.
    • Cette procédure ne supprime pas les fichiers émis, ni n’annule les travaux faits à l’aide de ce fichier dans Salvia Patrimoine.