Principe : Gesprojet ne modifie pas les factures vérifiées ou déjà réglées.
Les automatismes de propagation des Iban, explicités ci-après, ne dérogent pas à cette règle.

1/ Le système d'héritage (Mise à jour automatique des Iban dans les fiches d'engagement et de factures à partir d'une fiche Tiers)

a) Module Adresses
L'Iban principal (par défaut) du fournisseur est renseigné dans la fiche du tiers, onglet Iban.



Pour activer, inactiver un Iban ou lui affecter le statut par défaut, aller dans le menu déroulant "Autres Iban utilisés" et cliquer sur un des boutons correspondants.



Automatisme : Lorsque l'on renseigne un nouvel Iban dans la fiche tiers, celui-ci est propagé à tous les engagements, ainsi qu'aux factures non réglées et non vérifiées, utilisant le précédent Iban par défaut.


Une fois cet Iban principal renseigné, par un système d'héritage, chaque nouvel engagement créé sur ce tiers reprendra l'Iban par défaut.



b) Module Engagements
Un autre Iban que celui par défaut peut être utilisé dans la fiche d'engagement. Pour ce faire, aller dans l'onglet Iban et modifier l'Iban dans le menu déroulant "Iban déjà utilisés". Les factures rattachées à cet engagement, uniquement celles non vérifiées, non réglées et contenant le même Iban que celui modifié, verront alors leur Iban synchronisé en conséquence.

Une fois encore, par un système d'héritage, chaque nouvelle facture créée sur cet engagement reprendra l'Iban de l'engagement.



c) Module Factures
Dans une fiche facture, dans l'onglet Iban, vous pourrez modifier l'Iban rapatrié ou bien sélectionner un Iban déjà utilisé via le menu déroulant "Iban déjà utilisés".

2/ Cas des cessions de créance - module Engagements

Rappel : Pour indiquer dans la fiche d'engagement qu'il y a une cession de créance, il faut cocher la case "Nantissement" .

Cession totale
Si l'intégralité des paiements du marché est cédée, il faut, dans l'Iban de l'engagement, indiquer le tiers bénéficiaire de la cession de créance dans le champ "Tiers Payant".



Astuce : Dans la liste des engagements, la présence d'une cession de créance est indiquée dans le champ la raison sociale, par l'affichage entre parenthèses du tiers payant (TP:xxx).



Cession partielle
ATTENTION : En-dessous de la coche "Nantissement", le montant indiqué est en TTC et est purement informatif. Il n'y a pas d'automatisme plafonnant un montant maximum de créance à payer.



Dans le cas où la créance est partielle, il faut créer une répartition de votre marché en utilisant le mécanisme de répartition (case "sous traitant / répartition") et ainsi couper en 2 lignes votre marché, la partie cédée et la partie non cédée.



Cette méthode de saisie doit être impérativement appliquée pour sécuriser les paiements et de parfaitement contrôler le montant de la créance cédée.


3/ La validation des Iban - module Adresses

Il y a deux façons de valider les Iban pour le paiement.

a) Validation uniquement de l'Iban principal d'un tiers (Validation à l'unité)
Cette méthode consiste à valider uniquement l'Iban par défaut et fiche de tiers par fiche de tiers. Valider selon cette méthode, c'est cocher la case "export compta" et l'Iban par défaut est alors considéré comme validé.
Les factures à payer, ayant un Iban différent de celui par défaut présent dans la fiche du tiers du module Adresses, sont surlignées en vert dans le module Synthèse moins (SYN-). La présence de cette couleur indique que ces Iban sont donc à vérifier prioritairement avant paiement.

b) Validation de tous les Iban d'un même ou de plusieurs tiers (Validation en masse)
Cette méthode consiste à valider tous les l'Iban et pour plusieurs tiers à la fois. Elle nécessite de contacter au préalable le SAV de Gesprojet pour paramétrer nominativement les personnes qui auront le droit de le faire. Tout nouvel Iban peut être validé selon cette méthode, quel que soit le module où il a été saisi : Adresses, Engagements ou Factures. En effet, l'Iban est toujours lié au tiers. Sans cette validation, Gesprojet empêchera tout paiement sur l'Iban concerné, même si la facture a été préalablement vérifiée.

Pour valider les Iban, cliquez sur le bouton "Iban", cochez la case "Ok" sur chaque iban à valider et cliquez sur le rond pour enregistrer.
Vous pouvez utiliser la barre de recherche dans le module de validation pour rechercher soit par raison sociale soit par Iban.



N'apparaissent dans cette liste que les Iban non validés. Si vous maintenez la touche shift enfoncée tout en cliquant sur le bouton "Iban" du module Adresses, vous obtiendrez un fichier Excel listant l'intégralité des Iban de la base sur une période donnée.

IMPORTANT : Pour mettre en place le droit de validation des Iban à des personnes désignées, contactez le SAV par email : sav@gesprojet.com

4/ Synthèse moins

RAPPEL : Dans Synthèse moins (SYN-), lors de la vérification des factures à régler, les lignes surlignées en vert indiquent les factures dont l'Iban est différent de celui par défaut du tiers présent dans le module Adresses.

Si vous n'avez pas activé la validation en masse des Iban, il faut absolument, avant tout paiement, vérifier les Iban des factures surlignées en vert ainsi que ceux des factures dont le nom du tiers se termine par "(Tiers à Valider)". En effet le tiers se dévalide (la coche export compta se décoche) en cas de modification de l'Iban présent dans Adresses ou de l'imputation comptable du tiers.

Lorsque vous double-cliquez sur la facture pour la valider, vous avez 2 boutons : "Iban" et "modif. tiers".

Le bouton "Iban" vous permet d'afficher l'Iban de la facture et éventuellement de le modifier.
Le bouton "modif. tiers" vous permet d'afficher la fiche du tiers, notamment pour la valider (en cochant la case “export compta") si le tiers est à valider. Attention, lorsque l'on revalide le tiers, l'Iban par défaut est alors propagé sur les engagements, ainsi que les factures non réglées et non vérifiées utilisant l'ancien Iban par défaut.


Nota : La saisie des RIB disparaîtra dans Gesprojet dans une future version, seule la saisie de l'Iban sera proposée.