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FACTURE
dématérialisation : La gestion du workflow des factures dans Gesprojet (art 1083)
Le workflow, littéralement flux de travail, c'est-à-dire flux de validation électronique de la facture est destiné à remplacer le circuit de validation papier existant au sein de la société.

Il faut donc, avant toute chose, évaluer le circuit de validation actuel afin de déterminer s'il convient toujours afin de le mettre en pratique dans Gesprojet.

Gesprojet gère les différentes validations successives, les notions de seuils de validation, la validation et le rejet, et donne la possibilité de commenter.

A chaque étape de validation Gesprojet envoie un mail aux utilisateurs concernés par le workflow. Ce mail contient un lien vers une page web sécurisée permettant la validation ou le rejet de la pièce.

Le workflow des factures présente les factures à valider regroupées par opération, la trésorerie de l'opération, l'entreprise, l'objet de l'engagement, le montant engagé, la date de facture, le montant à payer ainsi que le pourcentage d'avancement.

Image workflow de validation factures


Au survol de l'objet de l'engagement, une fenêtre apparaît résumant de manière synthétique les données financières du contrat.

Image workflow synthetique du marche


Un bouton symbolisant une flèche vers le bas permet de visualiser le scan de la facture, un second bouton symbolisant une flèche vers le haut permet de visualiser le récap de la situation et la fiche récapitulative des paiements.

Image workflow boutons visualiser


Image workflow visualiser scan facture


Image workflow visualiser situation


Image workflow visualiser recap des paiements


Des boutons de validation permettent soit de valider la facture pour passer la main au valideur suivant, soit de rejeter la facture. Vous pouvez également laisser un commentaire.

Image workflow boutons de validation


Image workflow laisser un commentaire


Réintégrer une facture rejetée :
Quand une facture est rejetée, elle sort du workflow. Le champ « Commentaire » de la facture est alors alimenté comme ci-dessous :

Image workflow commentaire rejet


Pour réintégrer la facture dans le workflow, il faut, au choix :
- supprimer la ligne de rejet si vous ne souhaitez pas garder de trace du rejet
- supprimer le premier « _ » si vous souhaitez garder une trace du rejet

Le workflow existe également au niveau des engagements et des recettes.

Pour mettre en place le paramétrage du workflow des factures, des engagements ou des recettes, contactez nous au 01.47.41.03.32 ou par mail sav@gesprojet.com