COMPTABILITE
Présentation de l'export des données comptables de gesprojet
Export des données vers une comptabilité (CCMX, CIEL, COMPTAREL, QUADRATUS, SAGE...)
gesprojet peut s'interfacer avec une comptabilité en exportant l'ensemble des écritures liés aux dépenses et aux recettes. gesprojet permet de définir deux niveaux d'export : soit un export limité aux engagements de recettes ou de dépenses (HT, TVA, TTC), soit un export incluant également les règlements.
Un module centralisé permet de contrôler les exports comptables. gesprojet mémorise chaque export et permet de retrouver les écritures correspondantes.
Une fois exportées, les écritures sont verrouillées dans gesprojet.
gesprojet gère une répartition analytique des écritures comptables sur deux niveaux : soit un regroupement simple par opération, soit un regroupement par opération sous détaillé par section ou famille budgétaire.
Il est également possible de synchroniser les fichiers tiers et le plan comptable de la comptabilité et de la gestion.
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-T+ : Exporter les dernières écritures comptables
Pour exporter des écritures de produits ou de charges (constats de ventes ou d'achat) de gesprojet vers votre outil comptable :
1. Aller dans SYN, cliquer sur le bouton SYN - (pour les achats) et SYN + (pour les ventes) dans la barre d'outil du module
2. Dans la barre d'outils située en bas à droite de la fenêtre de sélection des écritures, cliquer sur "par exports comptables"
3. La case à option "jamais exportées" doit être cochée.
4. Double-cliquer sur les écritures que vous voulez exporter, vérifier les renseignements saisis pour chacune d'entre elles, puis cocher "Vérifié" lorsqu'elle est vérifiée. (la case "Vérifiée" se trouve au sommet de la fiche qu'on vient de vérifier)
5. Après avoir passé toutes ces écritures en revue (celles qu'on souhaite exporter), cocher la case "Dépenses vérifiées" ou "Recettes vérifiées" (s'il s'agit d'achats ou de ventes), il ne vous reste plus qu'à transférer ces écritures en comptabilité de la façon suivante" :
6. Cliquer sur le bouton "Transfert"  , le 4ème bouton en partant de la gauche dans la barre d'outil du module
7. Saisir la date jusqu'à laquelle les écritures d'achat (et de décaissement) ou les écritures de vente (et d'encaissement) devront être exportées (cette sélection sera faite en fonction de la date qui a été définie comme étant la date d'export, de comptabilisation - i.e. date de facture/d'éxécution/de réception/de saisie/date du jour (pour les achats); date recette pour les ventes; date valeur pour les encaissements ou les décaissements).
8. Validation de l'export comptable dans gesprojet :
a. Un thermomètre se déroule et gesprojet vous demande si vous souhaitez mémoriser l'export des écritures de constats dépenses/recettes; çad si vous souhaitez le valider pour gesprojet : "Répondre oui" en cliquant sur le rond, sauf si vous souhaitez l'annuler.
b. Si vous avez choisi d'exporter également les réglements de gesprojet vers votre outil comptable, un 2nd thermomètre va défiler puis gesprojet vous demandera si vous souhaitez mémoriser l'export des décaissements dans gesprojet. Répondre oui (en cliquant sur le rond) si vous êtes d'accord.
c. Si vous avez choisi d'exporter aussi des tiers de gesprojet vers votre outil comptable et que de nouveaux tiers viennent d'être créées depuis votre dernier export, gesprojet vous demandera encore si vous souhaitez mémoriser l'export de ces comptes de tiers. Répondre oui (en cliquant sur le rond) si vous êtes d'accord.
d. La procédure d'export dans gesprojet vient de se terminer, il vous reste maintenant à importer vos fichiers exportés dans votre outil comptable, en respectant la procédure fournie par le revendeur du programme.
Rappel : Les fichiers à importer se trouvent en général dans un répertoire initulé "Transferts comptables", cela dépend du paramétrage propre à chaque société
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Sur les problèmes d'arrondi entre les données de ma comptabilité et celles de gesprojet
Il s'agit d'un problème d'arrondi dû le plus souvent à l'erreur de manipulation suivante :
1. J'ai commencé par saisir mon montant HT (ex : HT = 10,10 ¤)
2. Lors du calcul automatique de ma TVA (par ex Taux = 19,6 %) par gesprojet, je constate un écart d'un centime. (je souhaiterais avoir - c'est le montant de ma facture - TVA = 1,98 ¤ et gesprojet m'a mis la TVA à 1,97 ¤)
3. Alors je cherche à modifier mon montant HT en allant trafiquer les chiffres qui se trouvent après la virgule (ex : je saisis HT = 10,104) et j'obtiens en définitive un montant TVA qui me va, c'est-à-dire TVA = 1,98 ¤)
OUI MAIS
4. Lors de l'export vers la compta, le montant HT est tronqué car une règle universelle en comptabilité est de ne travailler qu'avec des précisions allant jusqu'à deux chiffres après la virgule.
5. Aussi le montant TTC que calcule ma compta ne correspond désormais plus à celui que j'avais obtenu dans gesprojet.
Présentons maintenant la façon adéquate de fonctionner :
1. Lorsque j'observe un problème d'arrondi lors du calcul automatique de ma TVA, j'appuie sur le petit bouton de TVA (situé au dessous des assiettes) et je saisis alors le montant indiqué sur ma facture (au centime près)
2. C'est ce qui s'appelle forcer la TVA
3. En aucun cas, je ne trafique mon montant HT
3. En aucun cas, je ne saisis des montants d'une précision supérieure à deux chiffres après la virgule.
Si maintenant j'ai déjà mal agi et qu'un écart est constaté entre le montant indiqué par gesprojet et celui qui figure en compta. Il y a trois façons de fonctionner que nous allons vous présenter dans l'ordre croissant de leur complexité :
A. Soit je souhaite partir de la facture déjà saisie (auquel cas je devrais contacter le support technique) :
1. il va me falloir modifier le montant HT (précision supérieure à deux chiffres) saisi dans gesprojet puis forcer le montant de ma TVA, en utilisant le montant TVA, comme indiqué plus haut.
2. Mon problème est à présent que je ne peux modifier une facture vérifiée (pour ce faire, contactez nous au 01 41 12 97 55)
B. Soit je suis prêt à ressaisir une facture saine, ex nihilo, et donc me débrouiller tout seul
1. Dans un premier temps, il va me falloir supprimer la facture "erronée". Mon problème est qu'elle est déjà réglée et que le triangle de suppression n'est donc pas activée.
2. Pour le réactiver, il faut d'abord en supprimer tous les règlements qui lui sont associés (mémoriser ces règlements : dates et montants). Une fois que c'est fait, le triangle de suppression est en principe actif.
3. Supprimer la facture (en mémorisant les dates associées)
4. En créer une neuve, selon le processus indiqué ci-dessus (en forçant le montant des centimes de ma TVA correspondant à celui qui figure en compta)
5. Créer les règlements associés à cette facture.
C. Je considère que ma compta est fausse car elle n'est pas fidèle aux montants facturés sur mes bordereaux
1. Il va falloir alors créer un règlement (d'1 centime d'euro), en positif ou négatif, selon, puis l'exporter vers la compta afin de complèter correctement cette écriture
2. Il va falloir en outre modifier le montant HT déjà saisi dans gesprojet (afin de supprimer les chiffres en trop qui se trouvent après la virgule)
3. Cette façon de fonctionner est la plus rigoureuse mais elle est très poussive. Nous conseillons en conséquence d'agir plutôt comme indiqué plus haut (solutions A et B)
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Gesprojet et la compta - Présentation d'ensemble
Export des données vers une comptabilité (CCMX, CIEL, COMPTAREL, QUADRATUS, SAGE...) :
Gesprojet peut s'interfacer avec une comptabilité en exportant l'ensemble des écritures liés aux dépenses et aux recettes. Gesprojet permet de définir deux niveaux d'export :
a. Soit un export limité aux engagements de recettes ou de dépenses (HT, TVA, TTC)
b. Soit un export incluant également les réglements.
Un module centralisé permet de contrôler les exports comptables, gesprojet mémorise chaque export et permet de retrouver les écritures correspondantes. Une fois exportées, les écritures sont verrouillées dans gesprojet.
Gesprojet gère une répartition analytique des écritures comptables sur deux niveaux :
a. Soit un regroupement simple par opération,
b. Soit un regroupement par opération sous-détaillé par section ou famille budgétaire
Il est également possible de synchroniser les fichiers tiers et le plan comptable de la comptabilité et de la gestion.
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La gestion des RG lors de l'export en comptabilité
On n'exportera en comptabilité que les constats (de dettes fournisseurs) et leurs réglements :
a. On verra donc, lors de l'export des constats, figurer d'une part dans le compte de tiers la RG comme une dette à solder auprès du fournisseur, en plus de la dette hors RG (mais on ne verra rien sur les comptes de charges).
b. Et d'autre part, lors de l'export des réglements, on verra figurer les deux soldes et les deux réglements.
Attention : Le dépôt puis la levée des RG, qui ne sont que des jeux d'écriture, ne seront pas exportés en compta et n'apparaîtront pas dans les fichiers d'export.
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Problèmes lors de l'export des RIBS des comptes de Tiers
Cela vient souvent du fait que les tiers ont déjà été créés et que le paramétrage de SAGE ne permet pas de modifier leur compte. Pour y pallier, autoriser dans SAGE la modification des comptes après leur création (à paramétrer).
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Paramétrer le plan comptable
Dans l'onglet COM, vous pouvez consulter et modifier le catalogue de votre plan comptable.
Trois paramètres définissent un poste comptable :
a. son numéro de compte (sur 6 ou 7 chiffres, se référer au format de son bilan comptable)
b. son libellé
c. son rang (correspond soit à un répertoire de comptes comptables - cf rang 1 et 2, soit à un compte en soi - cf rang 3)
De la façon suivante :
1. Pour modifier le libellé ou le n° d'un compte, double cliquer sur la ligne du compte et modifier les champs comme il se doit.
2. Pour créer un nouveau compte, cliquer sur le bouton "créer un enregistrement", puis renseigner la fiche.
3. Les procédures de tri et de sélection pourront vous assister dans votre démarche (le module COM est un module comme un autre).
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Transfert de charges - Transfert de rémunérations
Cette fonction permet par exemple de créer une recette dans un projet "société" à partir d'une facture de rémunération saisie en dépense dans une opération. Exemple :
0. La société SEM facture à son opération "ZAC du petit Thouars" une rémunération de 10 000 € HT (et TTC, puisque transfert de charges). Créer cette facture dans le module facture (  ) de l'opération, et si besoin l'engagement correspondant.
1. Cette facture doit maintenant apparaître dans le sous-module Chiffre d'Affaire (  ) du module  pour l'exercice correspondant à la date à laquelle cette rémunération a été éditée (date de facture).
Pour le visualiser :
a. Cliquez sur le bouton , puis sur situé tout en bas dans la barre d'outils du module ou y accéder par le grand-livre des rémunérations :
Saisir l'année correspondante à la date de facture de votre rémunération (si l'exercice de votre société n'est pas calé sur l'année civile, raisonner en fonction de votre exercice comptable).
b. Votre facture de rémunération doit apparaître dans la liste affichée à l'écran (si ça n'est pas le cas, essayez un autre exercice (i.e. : une autre année) en recliquant sur CA).
Plusieurs possibilités d'affichage :
c. Pour réduire cette sélection à l'ensemble des écritures de "charges/opération" qui n'ont pas encore été transférés en "produits/société", cliquez sur le bouton  .
d. Pour transférer l'une de ces charges, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton 
e. Sélectionnez l'opération dans laquelle vous souhaitez imputer cette charge en produit (en général, il s'agira de l'opération société correspondante à l'exercice en cours, surtout pour les écritures de rémunération). Sélectionner aussi le poste budgétaire de recettes sur lequel vous souhaitez imputer ce produit.
2. Validez et vérifiez que votre produit a bien été créé dans le module recette de votre opération
Remarque : On peut également transférer plusieurs factures à la fois. Pour cela, il suffit de sélectionner toutes celles qu'on désire transférer et de suivre les étapes indiquées dans le 1.
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Editer des lettres d'accompagnement aux virements ETEBAC
Lorsqu'un fichier de virement ETEBAC a été généré, et que vous avez transmis à votre banque l'ordre de le mettre en paiement, gesprojet permet de prévenir les fournisseurs concernés grâce à l'édition d'une lettre d'accompagnement (par fournisseur) répertoriant l'ensemble des factures mises en paiement lors du prochain virement ETEBAC, à une date de valeur donnée.
Pour éditer cette lettre :
0. Générer dans SYN - le fichier ETEBAC en question, le transmettre à votre banque.
1. Toujours dans SYN -. Dans le menu déroulant intitulé "Dépenses à régler", aller chercher la date du jour où l'on a indiqué à sa banque d'effectuer le virement (çad la date de valeur ETEBAC).
2. La liste des dépenses à payer, ou payées, ce jour-là apparaît à l'écran. Cliquer alors sur le bouton état standard de gesprojet  . Une fenêtre gesprojet de gestion de ses impressions apparaît à l'écran. Sélectionner son imprimante. gesprojet éditera autant de lettres d'accompagnement que vous avez de fournisseurs à régler lors de cette cession de paiement.
3. Après vous être assuré que le paiement sera bien effectué à la date indiquée par la banque, transmettre le courrier.
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Gérer plusieurs rib pour votre société dans Gesprojet côté dépenses
A/ Tout d'abord, dans le module adresse (  ), Il faut gérer plusieurs tiers :
- un tiers société sans rib qui servira pour la passation
- un tiers pour chaque compte bancaire commençant par le nom du tiers société (ex: prologiq BNP, prologiq CA, prologiq BP, etc.) que l'on cloture et dans lequel on inscrit le rib correspondant ainsi que dans l'onglet "Autres données" il faut inscrire dans le "champ libre n°3" le numéro de compte comptable.
B/ Dans le module du plan comptable (  )
il faut pour créer un compte dans le plan comptable pour chaque rib que possède la société et mettre dans le champ "analytique" de chaque compte le journal correspondant.
C/ Dans le module synthèse ( )
Pour chaque projet double cliquez sur la ligne correspondante, dans l'onglet comptabilité, remplissez le compte de banque par défaut du projet et le journal en accord avec le rib à utiliser.
D/ Le paiement Etebac 
Dans la synthèse moins (-), au moment de générer le fichier de virement (en cliquant sur le bouton "billets de banque" avec la touche majuscule enfoncée), vous avez la possibilité de choisir le compte qui sera débité et vous pourrez :
- SI n° compte = 0 et "appliquer à sélection" cochée : le compte de banque du projet est appliqué
- SI n° compte ≠ 0 et "appliquer à sélection" cochée : le compte de banque du 1er décaissement est appliqué à la sélection
- SI Journal = "" et "appliquer à sélection" cochée : le journal de banque du projet est appliqué
- SI Journal ≠ "" et "appliquer à sélection" cochée : le journal de banque du 1er décaissement est appliqué à la sélection
- Si "Appliqué à sélection" décochée : chaque compte saisi est appliqué
- Si "Appliqué à sélection" décochée : chaque journal saisi est appliqué
En cas de virement Etebac ou Sepa : si dans la fiche adresse utilisée comme compte de virement à débiter le "champ libre 3" contient (3ème champ de l'onglet autres données) le n° de compte comptable de la banque, ce compte est utilisé comme imputation comptable. Ce n° de compte doit également exister dans le plan comptable. Si le champ "analytique" de ce compte est renseigné, cette information sera reprise dans le journal du décaissement
E/ Du côté des recettes
C'est exactement comme lors du paiment Etebac, en cliquant sur l'icone "billet de banque" dans le menu en bas à gauche du menu de Gesprojet vous pourrez choisir le compte qui sera crédité :
- SI n° compte = 0 : le compte de banque du projet est appliqué
- SI n° compte ≠ 0 : le compte de banque du 1er encaissement est appliqué à la sélection
- SI Journal = "" : le journal de banque du projet est appliqué
- SI Journal ≠ "" et "appliquer à sélection" cochée : le journal de banque du 1er encaissement est appliqué à la sélection
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Exporter seulement des règlements
Pour exporter seulement les règlements, il faut :
- aller dans synthèse moins "SYN-"
- cocher par export comptable
- faire clic droit / réduire sélection sans rien avoir sélectionné au préalable
A ce moment, vous ne devez plus avoir aucune ligne à l'écran.
- cliquez sur le bouton d'export "-T+"
Gesprojet va alors exporter tous les règlements non exportés dont les factures ont été exportées.
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Virements SEPA
Afin que Gesprojet génère désormais le fichier de virement au format "SEPA" pain.001.001.02 et non plus au format "ETEBAC", vous devez inscrire la balise SEPA entre '<' et '>' en plus du chemin de dépôt des fichiers de virements dans l'onglet "Financier" des préférences :
ou indiquer  pour le format "SEPA" pain.001.001.03
Vous choisirez le format en fonction de ce qu'accepte votre banque.
Gesprojet génère automatiquement les Bics en fonction des fichiers Banque de France.
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Gérer plusieurs rib pour votre société dans Gesprojet côté recettes
A/ Dans le module du plan comptable ( )
Il faut pour créer un compte dans le plan comptable pour chaque rib que possède la société et mettre dans le champ "analytique" de chaque compte le journal correspondant.
B/ Dans le module adressse ( )
Il faut créer un nouveau tiers commençant par le nom de la société. Ex : GESPROJET - COMPTE RECETTES
Puis indiquer le numéro de compte banque dans l'onglet "Autres données", champs libre 3
C/ Dans le module synthèse ( )
Pour chaque projet double cliquez sur la ligne correspondante, dans l'onglet comptabilité, remplissez le compte de banque par défaut du projet et le journal en accord avec le rib à utiliser.
Par conséquent, lors de l'édition des recettes, s'affichera le RIB correspondant (dans notre exemple, le RIB de GESPROJET - COMPTE RECETTES).
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