TEMPS
La gestion du temps passé
gesprojet permet une saisie des temps passés par personne et par projet. Ce module associé au module GRI permet d'analyser la rentabilité d'un projet en fonction du temps que l'on y consacre.
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Les possibilités de saisie du module Temps
Ce qu'on peut faire sur gesprojet :
1. Gérer les RTT, les congés payés, les jours de formation, le temps de gestion société
2. Faire une saisie, et puis une analyse du temps passé, soit en terme d'heures, soit en terme de fraction quotidienne (1/8ème de journée...).
3. Gérer des tranches opérationnelles par opération et par individu. Ce qui veut dire qu'on peut disséquer le temps passé pour l'opération "Pôle d'activité de Michel Dornano" en :
a- Pôle d'activité de Michel Dornano - Etudes
b- Pôle d'activité de Michel Dornano - Travaux
c- Pôle d'activité de Michel Dornano - Réalisation
Il est d'autre part impossible de gérer son temps à l'échelle de la 1/2 heure puisque l'heure est la plus petite unité d'analyse du temps dans gesprojet. Ce problème se pose en particulier pour les assistantes qui peuvent travailler sur une vingtaine d'opérations différentes dans la même journée. Pour les chefs de projets, le problème ne va pas se poser car ils travaillent au moins une heure sur chaque opération. Il y a deux façons de répondre à la question posée par le statut des assistantes :
1. Nous proposons de créer (de la même façon pour les RTT et les congés payés) une opération intitulée "Opérations" sur laquelle les assistantes imputeraient leur temps passé sur toutes les opérations, sans détailler davantage.
2. Il est aussi possible d'attendre la fin de la semaine pour saisir son temps consolidé sur les cinq jours ouvrés. Auquel cas, il est très peu probable qu'il y ait encore des demi-heures qui trainent.
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Gérer RTT, congés payés, journées de formation... dans gesprojet
Pour gérer tout le temps qui ne peut être rattaché à un projet particulier de maîtrise d'ouvrage, gesprojet vous propose de créer des opérations (dites transversales) qui vous permettront d'imputer votre temps non affecté aux opérations. Il vous faut pour cela créer (dans NOU) autant d'opérations qu'il y a de types d'imputation de temps transversale différents :
1. Créer une Opé RTT - et cocher transversal (sommeil se coche automatiquement)
2. Créer une Opé Congés Payés - et cocher transversal
3. Créer une Opé Formation - et cocher transversal
4. Créer une Opé Temps de gestion société - et cocher transversal
...
Quand vous irez ensuite saisir votre temps dans le module TEM, vous verrez apparaître toutes ces Opés dans le menu déroulant vous proposant d'en choisir une. Ce temps sera consolidé sur l'ensemble des acteurs comme pour tous les projets.
Ces projets n'apparaissent pas dans le sélecteur d'opération. Ils ne servent qu'a l'imputation de temps. Vous pouvez les numéroter sur 2 chiffres pour les distinguer des autre projets.
Pour les retrouver dans le module Synthèse, il faut sélectionner les projets "Projets transversaux" du menu déroulant "Statuts".
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Gérer le temps des assistantes
La difficulté posée par le temps des assistantes est qu'il est très souvent plus fragmentée, entre tous les projets, que celui des chargés d'opération. Il faudrait donc avoir une unité très fine de gestion de son temps (la 1/2 h par exemple) pour répondre à cette problématique. Or la 1/2 heure est une unité qui, du point de vue des coûts réels, ne sera pas forcément très significatif.
Il y a deux façons de fonctionner dans gesprojet pour faire face à ceci :
1. Il est possible de créer un projet transversal intitulé "Opérations" où seront imputées tout le temps de gestion fonctionnel sur l'ensemble des opérations.
2. Ou de consolider son temps sur plusieurs journées pour obtenir des tranches horaires, multiples de l'unité temporelle de gesprojet, c'est-à-dire de l'heure ou le 1/8 ème de journée.
ex : Si Valérie a travaillé
a. 3/4 d'heure Lundi sur l'opé 1020, 1/4 d'heure sur l'opé 2030...
b. 1/4 d'heure Mardi sur l'opé 1020, 1h 3/4 sur l'opé 2030...
=> Si on consolide ce temps sur deux jours, on obtient donc 1h sur l'opé 1020 et 2h sur l'opé 2030, infos qu'on peut alors saisir dans gesprojet, en imputant le temps sur Lundi ou Mardi et sur la bonne opé, sans qu'il soit important de préciser s'il s'agit de Lundi ou Mardi puisque c'est le temps total qui compte, rarement le détail.
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