NOUVEAU
A partir d'un modèle
En principe, si l'on se sert lors de la création de son opération ( ou projet ) d'un modèle existant, les paramètres de l'interface comptabilité sont par défaut ceux du modèle.
Pour ce faire :
1. Cliquer sur le module NOU (pour Nouveau Projet), remplir les quatre champs en gras, obligatoires pour pouvoir valider la fiche projet, et les champs en maigre dits "facultatifs" que l'on peut renseigner plus tard si besoin.
2. Valider la fiche projet (rond/valider) puis répondre "oui" à la question "voulez-vous dupliquer un modèle de projet ?"
3. Enfin sélectionner la situation de son modèle d'opération à l'aide de cette fenêtre de dialogue
il suffit de renseigner tous les autres champs restants. Sur l'illustration ci-dessus, le projet est coché "en cours", ce qui signifie que le projet a démarré, il est donc possible de saisir toutes les informations relatives à la vie du projet (budget, engagements, factures, recettes, etc.)
pour les autres cas, se reporter à l'article suivant : Les champs facultatifs
A partir du modèle d'un mandat, se saisir de sa convention, remplir les champs en gras et maigres (de la même façon que pour un projet d'aménagement), et reporter les montants de l'AP/CP (autorisation de programme et crédit de paiement), respectivement dans les champs Budget voté (pour l'AP) / Crédit voté (pour le CP).
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
Les champs facultatifs (en maigre)
a. "Numéro contrat" :
Reporter le numéro de référence du contrat indiqué sur les pièces contresignées par les deux parties.
Permet de fusionner, d'un point de vue comptable, plusieurs opérations en une seule. Gestion de lots, de projets par parcelle. Un même numéro de contrat peut donc être associé à plusieurs projets (au sens gesprojet) et l'on peut exploiter cette fonction en comptabilité analytique en procédant de la façon suivante :
1. aller dans SYN (pour synthèse)
2. double cliquer sur le projet concerné et renseigner le champ numéro de contrat.
3. aller dans l'onglet Comptabilité de la fiche projet.
4. et cocher "N° contrat comme section analytique"
Ainsi, lors de l'export comptable ce sera ce numéro de contrat qui sera exporté en lieu et place du numéro d'opération Gesprojet.
b. "Commanditaire"
Nom de la collectivité, de l'association ou d'un tiers commanditaire, figurant justement dans la liste de tiers.
c. "Lieux de réalisation"
Indiquer le lieu où vont se dérouler l'ensemble des travaux
d. "Type de réalisation"
Désigne la nature technique d'une opération (ex : réhabilitation)
e. "Indice de référence"
Permet d'indiquer l'indice de référence du projet (ex : BT01, TP01, etc.)
f. "Date début" et "Date fin"
Ces dates correspondent d'une part à la date effective de début des travaux et d'autre part, à la date prévisionnelle de la fin des travaux.
g. "Budget" / "Engagé"
Ces sommes font référence aux montants définis par le commanditaire. Elles correspondent d'une part, pour le budget, au montant total estimé de son opération et d'autre part, à l'enveloppe du premier crédit voté par le commanditaire, avant d'aller plus loin.
h. Il existe trois types génériques de nature de projet :
1."Transversal" (permet de gérer des projets servant notamment à la gestion du temps passé : gestion des congés, RTT, formation)
2. "Invisible" (par exemple, pour gérer non pas un projet mais pour la gestion de la société dans sa globalité)
3. "Modèle" (pour définir le projet comme modèle d'opération)
i. Le champ suivant :
"Refacturation du réglé uniquement" est dédié à la gestion des mandats. Il faut donc cocher cette case si la convention de mandat prévoit de ne refacturer à la ville que les dépenses qui ont réellement été réglées, et non celles qui vous ont seulement été facturées.
j. Les sept boutons tout en bas à gauche de la fiche font référence au stade d'avancement du projet. Ils permettent de structurer par état l'ensemble des opérations.
La case "Sommeil", une fois cochée vous permet de créer un projet sans le faire apparaître dans la barre "sélecteur de projets" de gesprojet. Aucune saisie ne peut donc être imputée sur ce projet tant qu'il sera en sommeil. Par contre ce projet apparaitra bien dans la Synthèse de l'ensemble des opérations. Il est considéré comme "suspendu".
- "Amont", correspond à la phase d'étude ou de montage de projet.
- "A valider" correspond à la phase d'évolution du budget de l'opération impliquant l'approbation du responsable concerné.
- "En cours", correspond à la phase de vie du projet.
- "En clôture", le projet est considéré comme presque terminé (à cocher dans le cas où l'on est en attente de toucher les subventions sur le projet).
- "Terminé", le projet est donc considéré comme achevé.
- "Abandonné", le projet fait l'objet d'un abandon.
k. Les Signataires 1, 2 et 3 seront les responsables du projet.
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
Les champs obligatoires (en gras)
Ils sont au nombre de quatre :
a. Nom projet, pour saisir le nom de son opération
b. Numéro projet: Le numéro du projet sera, par exemple, déterminé en fonction d'un secteur et d'une nature juridique. Ce numéro est généralement attribué par les services comptables ou par la personne dite Administrateur de gesprojet.
c. Nature juridique, choisir dans le menu déroulant la nature juridique du projet (par ex : Mandat d'étude)
d. Secteur projet, correspond au secteur d'activité du projet (par ex : Aménagement)
On peut considérer que le paramètrage de son interface comptable (dans l'onglet Comptabilité) est un paramétrage obligatoire. Mais il est automatiquement traité par gesprojet sur la base du modèle d'opération dont on se sert lors de la création de sa nouvelle opération.
Pour modifier le paramétrage de son opération, se référer à l'article du même nom dans la rubrique Synthèse.
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
Créer une opération ex nihilo
Pour créer une opération qui ne correspond pas à l'un de vos modèles d'opération, cliquer sur l'onglet NOU (pour nouveau projet) dans la barre d'outils gesprojet. Il reste ensuite à renseigner, les champs obligatoires en gras et les facultatifs en maigre. N'oubliez pas d'attribuer le chargé d'opération dans le champ "signataire 1" (paramétrable, terme sujet à modification selon les clients)
La saisie des onglets Commentaires et Comptabilité est optionnelle. Mais l'onglet Comptabilité joue le rôle d'un paramétrage en vue de piloter un export comptable.
Lors de la création d'un projet, on a la possibilité de dupliquer un modèle de projet déjà existant, auquel cas les paramètres de l'interface comptabilité seront également dupliqués à l'exception du champs "N° contrat comme section analytique" qu'il faudra cocher si besoin.
Donc dans le cas ou aucun modèle ne correspond à l'opération que vous voulez créer dans gesprojet, il suffit de ne pas valider (carré/annuler) la question posée par gesprojet comme ci-dessous : A vous de saisir votre modèle d'opération comme vous le souhaitez.
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
2 zones de commentaires supplémentaires
La fiche projet contient désormais 3 zones de commentaires : cela permet de saisir, par exemple, une adresse et un descriptif des travaux en plus des commentaires traditionnels.
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
Le champ signataire
Lorsque que vous créez une opération à partir d'un modèle déjà existant dans gesprojet :
Les noms des "signataires" du modèle à dupliquer viendront également se dupliquer sur le modèle en cours de création.
Mais si vous souhaitez modifier les noms des signataires, il vous suffit, soit :
- Avant de dupliquer un modèle de projet déjà existant, renseigner les noms des "signataires" puis ensuite passer au processus de duplication d'un modèle déjà existant.
- Après avoir valider la duplication d'un modèle de projet déjà existant, aller dans le module SYN (pour synthèse), double cliquer sur le nouveau projet en question et changer le nom des "signataires" puis valider la fiche projet (rond/valider).
note : le terme signataire peut être différent selon les clients (cf. exemple ci-dessous)
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
Créer un nouveau modèle d'opération
Pour ce faire, il suffit de :
1. cliquer sur nouveau
2. paramétrer l'onglet comptabilité.
3. et cocher (en bas à gauche) la case modèle.
Il ne vous reste ensuite plus qu'à saisir le budget type du modèle.
|
|
| Retour au début |
Poser une question |
|
