SYNTHESE
Gestion des opérations
Le module synthèse (SYN) rend possible la consolidation de la gestion sur l'ensemble des projets ( ou opérations ), ou sur une partie d'entre eux. Pour ce faire, sélectionner le groupe de projets qu'on veut consolider, puis réduire la sélection (à l'aide du clic droit) et consulter alors les totaux souhaités. Un jeu de statistiques et de données annexes sont mis à la disposition de l'exploitant pour mener à bien son analyse opérationnelle.
Consolidation de la trésorerie
Après avoir sélectionné la liste des projets à consolider, faire réduire sélection puis tout sélectionner ( ctrl-A sur PC ou pomme-A sur Mac ), cliquer alors sur le cinquième bouton en partant de la gauche dans la barre d'outils
Après avoir sélectionné la ou les opérations on peut :
En cliquant simplement sur le bouton , on obtient l'Historique cumulé qui permet de consulter l'historique cumulé de l'ensemble des projets sélectionné.
En cliquant sur Maj+ on obtient l'Historique détaillé permettant de visualiser la trésorerie pour chacun des projets sélectionnés.
En cliquant sur Alt+ on obtient la trésorerie par compte bancaire, pour ce dernier gesprojet demande la saisie du "compte comptable du compte bancaire"
Après ça, une fenêtre de saisie de date s'ouvre afin de saisir les dates que à visualiser pour la trésorerie des projets concernés. Par ex : je veux visualiser ma trésorerie au cours de l'année 2005 : du 01/01/2005 au 31/12/2005
Si au contraire vous souhaitez visualiser la trésorerie du projet depuis sa création, il vous suffit de valider la fenêtre avec la date du jour mise par défaut par gesprojet ( ç-à-d la date du jour ), il vous sort donc la trésorerie depuis le début de la saisie du projet jusqu'à la date du jour.
La totalité des flux de trésorerie concernant ces opérations est alors donné sous la forme d'un tableau qui calcule pour l'exploitant l'ensemble des produits et des frais financiers générés par ces flux (dans le cadre de ces opérations). Ceci donne un renseignement sur les besoins en financement du groupe d'opérations sélectionné (vente de titres, gestion du compte rémunéré...).
Suivi de son planning (consolidé)
Chaque chargé d'opération peut aussi par ce biais accéder à une gestion de son planning consolidé sur l'ensemble des opérations dont il est responsable. Pour ce faire, sélectionner le groupe d'opérations à consolider (du point de vue du planning), réduire la sélection ( à l'aide du clic droit ) puis tout sélectionner ( Ctrl+A ou Pomme+A ) et cliquer sur le cinquième bouton en partant de la droite dans la barre d'outil
 
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Etat des opérations
Une option de gesprojet permet de structurer l'ensemble des opérations selon l'état dans lequel elles se trouvent car une opération peut être suspendue, terminée, en phase de réflexion (amont)...
Pour ce faire, il faut aller dans l'onglet synthèse (SYN), puis cliquer sur l'opération voulue et cocher dans la liste l'un des boutons suivants :
Signification des boutons :
"Gras" : permet de mettre en gras un projet, de le faire ressortir et de pouvoir faire un filtre sur les projets en gras dans le filtre des statuts de la synthèse (SYN)
"Figer" : permet de verrouiller la fiche projet qui ne sera plus modifiable que par la personne l'ayant figé ou un administrateur
"Sommeil" : permet de créer un projet sans qu'il apparaisse dans la barre de sélection des opérations à la vue de tous les utilisateurs de gesprojet. Donc personne ne pourra saisir quoi que ce soit pour ce projet. On dit donc qu'il est en sommeil. La spécificité de ce bouton est que l'on peut le cocher à n'importe quel moment de la saisie du projet.
"Amont" : on coche cette case au moment de la phase d'étude et ou de montage du projet.
"A valider" : permet de renseigner la phase évolutive du budget du projet impliquant l'approbation du responsable concerné.
"en cours" : le projet est en cours de réalisation.
"en clôture" : correspond à un état d'achèvement précédent la clôture comptable.
"Terminé" : le projet est considéré comme achevé.
"Abandonné" : le projet a été abandonné à tout moment de sa vie.
D'autres boutons situés aussi sur la fiche synthèse du projet caractérisent le type d'opérations auquel on a affaire :
"Transversal" : les projets transversaux servent principalement à la saisie du temps passé, et ne sont pas des opérations en tant que tels, plutot des "postes de temps". Par exemple vous pouvez créer les projets transversaux suivants : formation, RTT, congés, arrêt maladie, etc.
"Invisible" : permet de ne plus afficher le projet dans la barre de sélection des opérations et éviter que qui que ce soit ne saisisse des données sur le projet en question.
"Modèle" : on y met en général les projets qui servent de modèle.
"Refacturation du règlé uniquement" : est dédié à la gestion des mandats. A cocher si la convention de mandat prévoit de ne refacturer à la ville que les dépenses qui ont réellement été règlées, et non celles qui sont seulement facturées.
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Modifier le paramétrage de l'opération
Pour modifier le paramétrage de l'opération, aller dans l'onglet synthèse (SYN), cliquer sur opération et opérer les changements sur les champs à modifier (qu'ils soient en gras ou bien en maigre).
Vous pouvez ainsi changer le statut de l'opération (amont, à valider, en cours, etc.), changer les "signataires" (c'est à dire les personnes affectées directement au projet), les imputation comptables par défaut du projet, les commentaires, etc.
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Editer un échéancier prévisionnel facturé - cumulé
Pour cela il faut :
0. sélectionner les opérations pour effectuer un prévisionnel de trésorerie consolidé
1. aller dans le module synthèse (SYN)
2. cliquer sur le bouton courbe ("calculer l'échancier...") dans la barre d'outil du module.
3. Apparait un tableau de valeurs intitulé "visualisation des prévisions" correspondant à l'état des caisses (de la trésorerie) associé aux dépenses et recettes du facturé réel et prévisionnel en cumulé.
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Marquer un projet en Gras
Il est possible de marquer un projet en Gras dans la synthèse.
Pour ce faire il faut double cliquer sur le projet et cocher la case 
Il est également possible de faire un filtre sur les projets en gras. Vous retrouverez une option dans le menu déroulant des statuts dans le module synthèse (SYN).
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Figer un projet
Il est possible de figer un projet dans la synthèse et ainsi, de rendre impossible la modification de la fiche projet. Seule la personne ayant coché la case figer du projet ou un administrateur pourront défiger le projet.
Pour ce faire il faut double cliquer sur le projet et cocher la case 
Il est également possible de faire un filtre sur les projets figés. Vous retrouverez une option dans le menu déroulant des statuts dans le module synthèse (SYN).
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Traitements de masse
Dans la synthèse (SYN), pour réaliser un traitement de masse sur plusieurs opérations par exemple, il vous faut les sélectionner, puis, dans le menu du haut de gesprojet, cliquez sur "gesprojet" puis sur "traitements".
il vous faut ensuite indiquer si vous voulez modifier ou supprimer les projets sélectionnés.
vous pouvez ensuite modifier le statut des projets, réaliser une archive du budget en cours, changer la nature juridique, le secteur projet, etc.
il vous suffit enfin de valider avec le rond rouge, les modifications seront effectuées sur tous les projets (opérations) sélectionnés.
Cette fonction est accessible uniquement aux administrateurs.
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Les Grands livres
On peut accéder directement aux différents Grands livres via le menu "Gesprojet" du menu principal de Gesprojet.
1. Pour accéder maintenant au grand livre (des dépenses ou recettes), aller dans SYN et cliquer sur le sixième bouton en partant de la droite dans la barre d'outil du module 
S'ouvre alors le grand livre des dépenses. Pour passer à celui des recettes, cliquer sur le bouton +/- dans la barre d'outil du module dédié au grand livre
 
2. Vous pouvez aussi accéder au grand livre des opérations en cliquant sur le point jaune situé en bas à droite du bouton SYN et en y sélectionnant le 4ème bouton en partant du haut
 en forme de livre
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Définir les taux par défaut des différents comptes de TVA collectée - déductible
Pour une opération donnée, gesprojet gère un certain nombre de taux de TVA collectée / déductible, imputés sur leurs comptes respectifs. Pour visualiser ou modifier ce dit paramétrage, aller dans le module SYNthèse, double cliquer sur l'opération puis sur l'onglet comptabilité 
Les quatre champs qui nous concernent sont les suivants :
1. TVA déductible réglée (TVA décaissée) (pas de taux par défaut car le total de la TVA décaissée est de toute façon imputée sur un compte unique)
2. TVA collectée taux 1 - ex : 4458119601-Tva collectée non encore exigible taux normal encaissements (19,6 %)
3. TVA collectée taux 2 - ex : 4458105503-Tva collectée non encore exigible taux reduit encaissements (5,5 %)
4. TVA collectée taux 3 - ex :4458120602-Tva collectée non encore exigible ancien taux normal encaissements (20,6 %)
gesprojet s'avère donc en vérité capable de gérer plusieurs taux de TVA collectée, mis par défaut aux taux ci-dessus indiqué : 19,6 - 5,5 - 20,6 - A définir. Ce sont ces taux, et ces imputations, qu'on peut paramétrer.
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projets terminés ou abandonnés en Gris
Désormais, les projets terminés ou abandonnés sont en Gris clair dans le module synthèse (SYN).
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Editer la fiche récapitulative liée à une opération
1. Allez dans le module SYNthèse.
2. Sélectionnez l'opération pour qu'elle soit en surbrillance.
3. Puis cliquer sur le quatrième bouton en partant de la gauche 
Voici un exemple de fiche de synthèse :
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Accéder directement aux données d'un projet depuis la fiche projet du module Synthèse
Dans le module synthèse sur la fiche d'un projet, il est possible d'accéder aux données liées à ce projet sans avoir à le sélectionner dans le menu déroulant situé tout en haut à gauche de votre outil gesprojet. Pour cela :
1. Ouvrir la fiche du projet dans le module SYN (pour synthèse).
2. Cliquer sur le bouton  en haut à gauche de la fiche.
3. Votre projet est alors sélectionné dans la barre du selecteur de projets en haut à gauche comme ci-dessous  et vous pouvez accéder aux autres modules budget (BUD), engagements (ENG), factures (FAC), recettes (REC) ou gestion événementielle (EVE) du projet en question, sans avoir pour autant quitté le module synthèse (SYN).
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Afficher le chiffre d'affaires par date de facture, de règlement ou par date d'exécution
Il est possible d'accéder au Chiffre d'Affaires de sa société par "exercice comptable", par "date de facture" et par "date d'éxecution".
Pour cela, il faut :
1. Aller dans le module SYN (pour synthèse)
2. Cliquer sur le bouton 
3. La fenêtre suivante s'ouvre
 y saisir l'année de l'exercice comptable qu'on souhaite consulter.
4. Pour obtenir le Chiffre d'Affaires par date d'éxecution, cliquer sur le bouton CA tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, on accède ainsi aux mêmes données, mais par date d'exécution.
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Visualiser la trésorerie prévisionnelle en cumulé
Cette fonctionnalité, qui existait déjà opération par opération, existe maintenant également pour plusieurs opérations :
1. Aller dans le module SYN (pour synthèse)
2. Sélectionner l'ensemble des opérations qu'on veut analyser
3. Cliquer sur le bouton
4. Voici le résultat (trésorerie prévisionnelle) en cumulé sur ces opérations :
Remarque : Bien entendu, toutes les fonctionnalités implémentées pour une opération (Répartition annuelle, par section budgétaire, budgets rémunérables...) sont aussi disponibles dans le cas de plusieurs opérations consolidées.
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Export vers excel d'un échéancier prévisionnel
Export vers excel d'un échéancier prévisionnel
La notion "d'export vers excel d'un échéancier prévisionnel" par opération peut être généralisé à un groupe d'opérations consolidées.
Pour ce faire,
1. Aller dans le module synthèse (SYN)
2. Sélectionner le groupe d'opérations en question, réduire la sélection puis faire tout sélectionner
3. Cliquer sur le rond bleu situé en haut à droite du bouton "courbe" du menu du bas de gesprojet (cf. image ci-dessous) et y sélectionner dans le menu déroulant "export vers excel" TTC ou HT selon, 
4. gesprojet vous ouvre la zone de dialogue suivante
 pour que vous puissiez choisir certaines options pour votre export. Le principal choix se fait autour du mode de regroupement des prévisions : gesprojet propose par défaut le regroupement par lignes budgétaires.
au moment de valider le pavé "Regroupements" (valider/rond), gesprojet vous affiche un thermomètre "calcul des révisions en cours" : attendez qu'il disparaisse avant de passer à l'étape suivante.
5. Ouvrez Excel.
6. vous avez une feuille de calcul vierge au premier plan, avant de coller les données de gesprojet, assurez vous bien que vous vous êtes positionné sur la cellule A1 de cette même feuille de calcul, vous allez maintenant coller les données issues de gesprojet.
Il y a trois solutions :
- soit menu "édition" sélectionner "coller"
- soit faire un clic droit sur la cellule et sélectionner "coller"
- soit taper la séquence de touche "ctrl + V"
7. Maintenant il vous faut ouvrir la Macro mise en forme. Pour ce faire, aller dans le menu "Démarrer" de votre ordinateur, sélectionner le menu "Programmes", dans le dossier "gesprojet" il y a un fichier intitulé "macro mise en forme".
8. Si le niveau de sécurité des macros d'excel est réglé sur :
- "faible", alors excel vous ouvrira la macro.
- "moyen", alors excel vous préviendra que vous tentez d'ouvrir la macro et vous demandera de confirmer la procédure d'ouverture de cette macro.
- "élevé", excel vous empêchera d'ouvrir la macro. Il vous faudra dans ce cas modifier les options de sécurité d'Excel (Aller dans le menu "outil" ; "commande option" ; "onglet sécurité" ; bouton "sécurité des macros" et cocher l'option "moyen").
9. Le bloc suivant d'options s'affiche 
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La fiche Synthèse d'une opération dans gesprojet
1. Allez dans le module SYN (pour synthèse)
2. Sélectionnez l'opération pour qu'elle soit en surbrillance.
3. Cliquer sur le quatrième bouton en partant de la gauche dans la barre d'outil des boutons
Les données temporelles correspondent aux "dates clés" du module EVE (pour gestion évènementielle).
Les commentaires correspondent aux commentaires saisis dans l'onglet "Commentaires" de la fiche de l'opération.
Les données descriptives correspondent aux variables du projet qu'on peut dorénavant directement gérer dans l'onglet "Autres données" de la fiche projet dans le modèle SYN
UN EXEMPLE DE FICHE SYNTHESE :
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La gestion d'acteur par projet et l'analyse par acteur
Dans la fiche projet, à consulter dans le module SYN (pour synthèse), vous trouverez en bas à droite de la fiche en question trois menus déroulant intitulés "signataire"  Ce menu vous permet d'affecter de un à trois acteurs ( signataires dans gesprojet) par projet.
De façon générale, la gestion de ces trois acteurs (Directeur ou Directeur opérationnel, chargé d'opération, gestionnaire ou comptable...) permettra de sélectionner un ensemble d'écritures propres à chacun des acteurs du projet (factures, recettes, engagements...) dans la plupart des sous-modules du module SYN.
Cette fonction permet d'avoir une vision à la fois plus précise et plus globale de ce que chaque acteur a saisi sur ce même projet.
Ce menu déroulant intitulé "tous les acteurs", est également disponible à présent dans les sous-modules suivants :
1. dans la "liste des dépenses à décaisser" et dans la "liste des recettes à encaisser". Ce qui revient à dire dans le sous-module SYN - et SYN +
2. dans le grand livre des factures :
3. dans le grand livre des engagements : MAJ +
4. dans le module , correspondant au Chiffre d'Affaires de la société.
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Répartition forfaitaire d'intérêts
Pour effectuer une répartition des intérêts générés par la trésorerie de plusieurs opérations au prorata de la trésorerie de chacun des projets, il faut :
1/ Sélectionner les projets sur lesquels répartir les produits financiers.
2/ maj (shift) + clic droit "trésorerie consolidée"
3/ choisir les date de début et de fin puis valider avec le rond 
4/ Tout sélectionner et faire clic droit "répartition forfaitaire d'intérêts"
5/ activer les macros et insérer le montant des intérêts à répartir. La macro excel vous fera ensuite une répartition de cette somme au prorata des trésorerie des projets sélectionnés.
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Calcul des intérêts moratoires
Calcul des intérêts : On accède au calcul des intérêts moratoires relatifs à une ou plusieurs opérations en allant dans le module Synthèse puis en sélectionnant les projets sur lesquels vous souhaitez faire le calcul. Ensuite vous faites un clic-droit et vous sélectionnez la commande "Intérêts moratoires".
Gesprojet vous demande alors un délai de paiement (souvent par défaut 45 jours). Si vous êtes d'accord avec ce délai, vous validez. Gesprojet vous affichera alors une liste des factures qui ont été payées au delà des 45 jours (décomptés depuis la date de réception). Une colonne de la liste donne le nombre de jours au delà des 45 jours et calcul les intérêts moratoires à partir de cette donnée. Il applique un taux par défaut que vous pouvez modifier en double-cliquant sur une ligne.
Pour rechercher une entreprise, vous pouvez taper un bout de son nom et utiliser le clic-droit réduire sélection.
Ces données peuvent être copier-coller vers Excel.
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Editer un bilan arrêté à une date sur plusieurs opérations consolidées
Cette fontion est notamment utile lorsque vous avez à gérer des projets qualifiés de "sous-opérations" et que vous souhaitez consolider les budgets et les réalisés des opérations en question pour obtenir un bilan d'ensemble de l'opération.
1. il faut aller dans le module SYN (pour synthèse) de gesprojet,
2. Sélectionner les opérations pour lesquelles on désire obtenir un bilan consolidé arrêté à une date.
3. Cliquer sur le bouton en maintenant la touche shift enfoncée
4. Ou bien faites un clic-droit et sélectionnez la commande Imprimer bilan détaillé ou synthètique
5. Puis indiquer dans la boîte de dialogue ci-dessous la date à laquelle on désire arrêter le bilan. 
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Engagement clé dans la fiche de synthèse d'une opération.
Si vous avez coché "engagement clé" dans la fiche d'un engagement, ce dernier apparaîtra dans la fiche de synthèse de l'opération.
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Fusionner deux opérations
Pour fusionner deux opérations (par exemple fusionner l'opération 2 dans l'opération 1 pour qu'il ne reste que l'opération 1 et qu'elle contienne l'ensemble des données des deux opérations), il suffit d'aller dans le module synthèse (SYN), de double cliquer sur l'opération concernée (la 2 dans notre exemple) et de renommer le numéro d'opération - mettre le numéro du projet vers lequel on fusionne (numéro 1 dans notre exemple).
Gesprojet vous demande ensuite si vous voulez vraiment fusionner les projets :
Il ne vous reste plus ensuite qu'à valider.
Note : La fusion peut prendre un peu de temps durant lequel vous verrez toujours les 2 projets mais avec un numéro identique. De même, au départ les totaux (budget, engagements, factures, réglé) ne sont pas juste. Il faut attendre la mise à jour de certains calcul effectués la nuit par gesprojet.
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Accès à la gestion documentaire dans le grand livre des plannings
Il est possible d’accéder au module de gestion documentaire à partir du grand livre des plannings.
Il faut bien sûr être titulaire d’une licence permettant d’avoir ce module complémentaire.
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Accès à la gestion documentaire dans le grand livre des budgets
Il est possible d’accéder au module de gestion documentaire à partir du grand livre des budgets.
Il faut bien sûr être titulaire d’une licence permettant d’avoir accès à ce mo-dule complémentaire.
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Changement des taux de crédit-débit pour les prévisions de trésorerie
Lors de l’affichage du calcul de la trésorerie prévisionnelle, vous avez dorénavant la possibilité de saisir sur la fenêtre du graphique les taux de crédit et de débit.
Placez vous soit dans le module Budget ou Synthèse de Gesprojet, cliquez sur le bouton vous permettant d’afficher la trésorerie prévisionnelle (5ème bouton en partant de la droite dans le module Budget ou le 4ème en partant de la droite dans le module Synthèse en ayant sélectionné une opération au préalable), une fenêtre s’ouvrira affichant le graphe prévisionnel de trésorerie.
En bas à droite de ce graphe vous avez deux champs correspondant aux deux taux de crédit et débit qui seront utilisés pour le calcul des produits et des frais financiers respectivement.
Si vous avez déjà renseigné ces taux pour un ou des mois de trésorerie réelle, ce sont ces valeurs la qui seront utilisées pour le calcul des produits et frais financiers.
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Grand livre des documents
Gesprojet permet désormais facilement d'accéder à tous les documents en cliquant sur le menu "gesprojet" tout en haut puis "Grand livre des documents". Il regroupe tous les documents de toutes les opérations.
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Le calcul de la rémunération dans la synthèse
Dans le module synthèse (  ), le calcul de la rémunération total d'un projet est très simple.
Il s'agit de la somme de toutes les factures dont la raison sociale est déclarée comme société dans Gesprojet (dans fichier / préférences)
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Calculer variables et budgets projets
En sélectionnant un ou plusieurs projets dans synthèse, en tant que grand administrateur, vous pouvez :
- Avec un clic droit "Calculer variables projets", calculer toutes les variables avec formule
- Avec shift + clic droit "Calculer budgets et variables projets", calculer les budgets et toutes les variables avec formule
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Afficher les factures du chiffre d'affaires
Depuis le module chiffre d'affaires, il est désormais possible de double cliquer sur la ligne et de pouvoir afficher la facture correspondante en cliquant sur facture.
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Afficher un engagement à partir du grand-livre des engagements
Depuis le module du grand livre des engagements, lorsque l'on double clique sur une ligne et que l'on clique sur le bouton "engagements", désormais Gesprojet ouvre le module engagement de l'opération concernée et affiche l'engagement.
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Géolocaliser ses projets
Gesprojet permet de géolocaliser des projets et d'afficher la carte de l'ensemble des projets.
La géolocalisation est accessible depuis la synthèse des opérations ou via la fiche du projet.
1- C'est dans la fiche projet, onglet "geo", que vous identifiez le lieu du projet.
Si le lieu de réalisation dans la fiche projet est renseigné, alors il géolocalisera automatiquement sur cette information sinon se basera sur le lieu de la société.
La géolocalisation est enregistrée lorsque vous cliquer sur "valider géolocalisation". Celui-ci ne sera plus en rouge et inscrira à la place "modifier géolocalisation".
Une fois le lieu de renseigné, vous pouvez créer des parcelles en cliquant sur "modifier géolocalisation" puis sur la carte cliquez afin de créer le contour de la zone puis double-cliquez sur le dernier marqueur pour finaliser la parcelle. Vous pouvez choisir sa couleur pour déterminer le statut de l'acquisition (à l'étude, en cours, acquise...). Puis il faut valider sa géolocalisation.
Une infobulle apparaît lorsque l'on clique sur le marqueur du projet.
Une fois la géolocalisation de chaque projet effectuée, vous pouvez dans la synthèse, sélectionner un ensemble ou tous les projets, faire un clic droit "afficher les cartes des projets sélectionnés" pour avoir un aperçu global des lieux des projets avec le code couleur des marqueurs pour indiquer le statut de chaque opération.
Jaune : amont
Rouge : a valider
Vert : en cours
Violet : en clôture
Bleu foncé : terminé
Bleu turquoise : abandonné
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Ajout d'un quatrième signataire
Désormais vous avez la possibilité de définir un quatrième signataire sur une opération, au niveau de la fiche projet (double clic sur un projet dans SYN).
Nous vous rappelons qu'il est possible de renommer les signataires.
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Ajout de la société
Dans SYN, au niveau de la fenêtre de modification d'une opération, vous pouvez maintenant inscrire à la fois un commanditaire et une société.
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Nouvelle fiche synthèse opération
La fiche synthèse opération a été entièrement revue :
En cliquant sur le triangle à droite d'imprimer, vous aurez accès à différentes options d'impression :
La fiche synthèse, le bilan, le planning... mais également des documents ou des états inclus dans un scénario d'impression !
Il vous suffit simplement, dans les états personnalisés et les documents, de cocher la case adéquate.
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