EVENEMENT
Créer un enregistrement
Dans l'onglet événement (  ),
1. cliquer sur créer un enregistrement. Le numéro de cet évènement est généré automatiquement par gesprojet.
2. Les dates, par défaut, sont calculées de façon séquentielle, à la suite des autres évènements prévus. On peut les modifier.
3. La durée de l'évènement est à saisir.
4. Ainsi qu'un descriptif (désignation) de cet évènement. Pour en choisir un dans la liste (fenêtre de droite) : double cliquer dessus. Saisir ensuite son statut (en général prévisionnel).
5. Certains évènements peuvent être aussi simultanés. Ils peuvent encore parfois être liés les uns aux autres (Ex: on ne peut construire le premier étage d'un immeuble qu'après avoir consolidé les fondations). Gesprojet gère ces liens. Si le nouvel évènement est lié à un précédent, déjà géré par gesprojet : l'indiquer dans le champ "tâche liée (précédente)", indiquer par ailleurs la nature du lien ("type de lien") et l'éventuel délai - ou décalage (en jours)- qu'on doit laisser entre ces liens.
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La fonction de pointage
Cette fonction correspond au cinquième bouton dans la barre d'outil (  ). Il permet de pointer un à un l'ensemble des évènements qu'on a déjà saisis et de faire un bilan sur chacun (utile en réunion, notamment).
1. Pour passer à (ou pointer sur) l'évènement suivant, cliquer sur le carré (annuler).
2. Pour interrompre le pointage, cliquer sur Maj + Carré (annuler).
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Présentation du module EVE
Au-delà de la gestion purement financière des opérations, gesprojet propose, dans sa version standard, un module de gestion de planning. Plus exactement, de gestion événementielle. Ce module, adapté à l'activité de la Maîtrise d'Ouvrage, s'organise plutôt sous la forme d'un pense-bête. Il permet de détailler toutes les tâches d'une opération, de les lier entre elles en fonction de contraintes et enfin de facilement pointer leur avancement.
Il est également possible de visualiser ces données sur plusieurs opérations.
Les données de ce module peuvent être facilement exportées (procédure d'export => cf procédure d'export vers excel) vers des applications du type « Microsoft Project » pour les présenter sous la forme de Pert ou de Gantt.
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Présenter son planning sous la forme d'un diagramme GANTT
Il est possible d'éditer son planning sous la forme d'un diagramme GANTT directement dans gesprojet.
1. Allez dans le module EVE
2. Renseignez complètement votre planning.
3. Appuyez sur MAJ en appuyant sur le 5ème bouton en partant de la gauche tout en bas du module.
4.
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Répliquer le planning (ou une partie du planning) d'une autre opération
Vous êtes sur une opération qui n'a pas de planning ou qui n'a pas le planning souhaité et vous désirez recopier un planning, soit à partir d'une opération, soit à partir d'un modèle :
1. Dans le module EVE, cliquez sur le 1er bouton en partant de la droite (dupliquer un planning)
2. gesprojet vous prévient que vous allez dans ces cas-là écraser le planning existant dans votre opération. Validez si vous êtes d'accord, annulez sinon
3. Choisir l'opération de référence dans le menu déroulant qui s'affiche (ça peut être un modèle)
4. et Vérifier que le planning recopié est le bon.
Pour ne répliquer qu'une partie du planning vous pouvez utiliser Clic-Droit + Copier en ne sélectionnant qu'une partie des tâches à copier dans le planning d'origine puis Clic-Droit + Coller tâches copiées dans le planning de destination.
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Lier une facture prévisionnelle à une tâche du planning
Pour lier une facture prévisionnelle à une tâche du planning, il suffit de faire un clic droit / "lier à une tâche".
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Changer le statut de plusieurs tâches à la fois
Pour modifier le statut de plusieurs tâches en une seule manipulation, il faut sélectionner les tâches dans le module de gestion évènementiel (EVE) et faire un clic droit / "Changer statut".
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Afficher les statuts incohérents
dans le module évènement (EVE), une option en bas a gauche, juste à coté du menu du bas de gesprojet, permet désormais d'afficher les status incohérents (dates dépassées statut tache en retard, etc.)
pour cela il faut cocher : "afficher les statuts incohérents".
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Copier coller les plannings
Gesprojet vous permet de copier coller (via Clic-Droit Copier et Clic-Droit Coller tâches copier) tout ou partie d'un planning entre différents planning de projets mais également depuis et vers Microsoft Excel.
Un simple Clic-Droit dans un planning Gesprojet qui contient des tâches puis un coller dans Microsoft Excel vous permettra de voir le format à respecter.
Cette fonction vous permet notamment de créer un planning de base de Microsoft Excel puis de le coller dans Gesprojet.
Lorsque vous copiez les lignes du planning depuis Excel, n'oubliez pas de sélectionner les têtes de colonnes.
Colonnes mini : "Numéro projet" "Numéro tâche" "Désignation tâche"
Colonnes maxi : "Numéro projet" "Numéro tâche" "Désignation tâche" "Durée tâche en jour" "Durée tâche" "Type durée" "Date début" "Date fin" "Lien" "Date début archivé" "Date fin archivé" "Date clé" "Date début réelle" "Date fin réelle" "Type lien" "Tâche liée" "Décalage" "Ressources" "Commentaires"
NB : il faut respecter l'ordre des colonnes
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Pour déplacer des tâches
Il est possible après avoir saisi complètement ou non votre planning de déplacer des tâches déjà liées. Pour ce faire :
1. Double cliquez sur une tâche, quelconque. Apparaît alors dans la fenêtre de droite la liste des tâches liées et relatives au projet. Pour déplacer l'une d'entre elles :
2. Cliquez dessus, maintenir et glisser vers le listing des numéros situé tout à droite, dans la colonne intitulée déplacé, à l'endroit où l'on veut qu'elle soit à nouveau insérée.
3. Vérifiez votre planning.
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Lier les dates d'un planning aux prévisions d'un poste budégtaire
Il est à présent possible dans le pavé "prévisions" d'un poste budgétaire de faire référence à des événements datés saisis dans le planning. Pour cela,
0. Avoir saisi un planning dans le module EVE de votre projet
1. Ouvrir le poste budgétaire dont on veut ventiler le budget dans le temps.
2. Et pour chaque période relative à un évènement de dépenses ou de recettes, cliquer sur le bouton "loupe", situé à droite du menu déroulant des méthodes.
3. gesprojet vous propose de sélectionner la tâche à laquelle vous souhaitez associer votre période de prévisions budgétaires.
Attention : Ne soyez pas surpris si gesprojet ne récupère pas le jour de la date saisie dans le module planning car les prévisions de gesprojet dans le module budgétaire sont faites mois par mois. gesprojet prend donc l'"hypothèse" la plus pessimiste en faisant partir vos prévisions du premier du mois.
4. gesprojet sera prêt à synchroniser l'évolution de votre planning avec celle du poste budgétaire. Pour cela il faut faire un click droit dans les budgets et choisir "synchroniser le planning et prévisions des lignes sélectionnées". Cela n'est vrai que dans un sens :
a. modifier les dates d'un évènement du planning modifiera les périodes d'un poste budgétaire (si vous clickez sur "synchroniser le planning et prévisions des lignes sélectionnées."
b. en revanche, modifier les dates d'une période de prévisions budgétaires ne modifiera pas les dates saisies au niveau du planning.
5. Si vous avez fait ça sur tous les postes budgétaires, il ne vous restera plus qu'à pointer le planning pour mettre à jour vos prévisions.
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Copier coller vers Microsoft Project
Dans gesprojet sélectionnez les tâches d'un planning que vous souhaitez récupérer dans Microsoft Project.
Ensuite faites "Shift+Clic droit" et sélectionnez la commande "Copier" tout en maintenant la touche "Shift" enfoncée.
Ouvrez un nouveau projet dans Microsoft Project.
Sélectionnez la première cellule de la colonne "Nom de la tâche" puis faites "Clic-Droit" et sélectionnez la commande "Coller".
Si le planning collé commence avant la date de début du planning créé dans Microsoft Project, la fenêtre ci-dessous apparaîtra :
Validez l'option par défaut. Vous pouvez également changer la date de début de votre planning Microsoft Project pour que cette alerte ne s'affiche plus.
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suppression de plusieurs liens à la fois
à l'aide du clic droit "effacer liens des tâches sélectionnées", vous pouvez désormais supprimer les liens de plusieurs tâches à la fois dans le module Evènementiel (EVE).
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