FACTURE
Créer une facture
On peut créer une facture directement lors de la création de son engagement.
1. cliquer sur le bouton facture sous le champ en gras " n° engagement "
2. et cliquer sur "créer la facture correspondante".
3. On peut aussi, si besoin est, créer en même temps le règlement correspondant en cliquant sur :"déjà soldée"
Mais si d'autres factures sont déjà attachées à l'engagement faisant l'objet d'une facturation :
1. Créer un enregistrement (c'est-à-dire dans notre cas : créer une facture) se fait par un simple clic sur la quatrième icône en partant de la gauche dans la barre d'outil du module FAC  
Rem : Il existe plusieurs raccourcis, de création d'un enregistrement.
Clavier : Pomme-N (sur Mac), Ctrl-N (sur PC)
Souris : Clic droit + "Ajouter un enregistrement"
2. La fenêtre de création de la facture s'ouvre sur deux volets - "Factures" d'un côté, "Engagement objet de la facture", de l'autre - . Définir son engagement, associé à sa facture, est la première des choses à faire. Nous détaillons le procédé de cette association dans la section "Engagement objet de la facture".
L'incrémentation du n° de bordereau est en principe automatiquement géré par gesprojet.
3. Il reste à renseigner les éléments suivants :
- le montant HT
- la "date de facture"
- le mode d'échéance du règlement
- la référence de la facture
- la gestion de la TVA, avec les assiettes associées
- le montant d'une retenue éventuelle
- le montant d'une révision éventuelle
- les "dates de réception, d'exécution et d'échéance" (cliquer sur   à gauche du champ "date facture", pour les faire apparaître alternativement )
- et d'éventuels commentaires
4. Trois champs sont renseignés automatiquement - grâce à la fiche de l'engagement auquel la facture est attachée. Il s'agit des champs :
- N° de bordereau
- N° de compte (Imputation comptable)
- La contrepartie
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Règlement d'une sélection (décaissements)
La saisie d'un règlement (décaissement) se fait depuis la fiche d'une facture, en cliquant sur l'onglet concerné "créer règlement ". Trois champs doivent alors être renseignés :
a. Le montant TTC du règlement (qui peut ou non être égal au montant total de la facture - si c'est le cas, il n'y aura alors qu'un seul règlement)
b. "La date de valeur"
c. Le mode de règlement : chèque, virement, autre.
Les autres champs sont optionnels. Il s'agit :
a. Date émission de la facture
b. " Référence décaissement " : ça peut-être un n° de chèque ; une référence de virement ...
Le numéro du règlement (ne sert que s'il y a eu plusieurs réglements) est indiqué dans l'encadré en haut à gauche de la fiche.
Pour accélérer ce processus. Et notamment lors de la saisie d'un ensemble de règlements à une date donnée,
1. aller dans le module "facture", sélectionner l'ensemble des factures qui sont en cours de règlement
2. réduire sa sélection puis tout sélectionner (ctrl + a)
3. cliquer sur le Troisième bouton en partant de la droite dans la barre d'outil " créer les règlements des lignes en surbrillance ".
Une fenêtre de saisie de règlement s'ouvre alors, avec une option supplémentaire à cocher ou non :
a) il s'agit de la case "Appliquer à la sélection". Si vous la cochez, vous règlez les factures sélectionnées en une seule fois. Il faut saisir la date à laquelle le règlement sera passé et valider la fiche (avec le rond). On peut éventuellement indiquer une référence de décaissement. Les éléments saisis seront communs à tous les réglements.
b) Si les règlements des diverses factures ont en revanche des références différentes ou s'ils interviennent à des moments différents, il faut les traiter un à un, soit en décochant l'option "Appliquer à la sélection", soit en créant les réglements facture par facture. Si on décoche "Appliquer à la sélection", gesprojet vous proposera de renseigner les fiches des règlements un par un, en les faisant défiler automatiquement dans l'ordre de la sélection.
Pour sécuriser la procédure de règlement des factures, se reporter à la rubrique "Comment vérifier / verrouiller des factures?"
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Consulter ou modifier les règlements - Supprimer une facture avec réglement
Si on désire consulter / modifier les renseignements relatifs à des réglements saisis dans gesprojet :
1. Il faut d'abord double-cliquer sur la fiche de la facture correspondante.
2. cliquer sur l'un des deux boutons "Voir règlements" ou "Modifier règlements" en fonction de votre besoin.
3. Le bouton "Voir règlements" permet de visualiser, sous une forme plus lisible, les règlements déjà saisis dans gesprojet (et d'en imprimer éventuellement le catalogue)
4. Dans "Modifier règlements" vous pouvez donc modifier un ou plusieurs règlements et valider ensuite.
Si la facture a fait l'objet de réglements multiples, vous pourrez les faire défiler un par un grâce aux flèches, gauche et droite, en bas de la fiche, et modifier les champs qu'on souhaite modifier avant de valider.
Remarque :
a. On ne peut pas modifier un réglement qui a été exporté en comptabilité ou qui a fait l'objet d'une refacturation auprès d'un commanditaire (factures justifiées dans gesprojet).
b. La fonctionnalité "modifier règlements" est aussi très utile si on désire supprimer une facture. En effet, il est impossible de modifier une facture réglée, il faut d'abord supprimer le réglement correspondant pour pouvoir modifier la facture.
Procédure de suppression d'une facture réglée en une ou plusieurs fois :
1. Ouvrir la fiche de la facture correspondante
2. Cliquer sur "modifier règlements"
3. Supprimer tous les règlements, un par un
4. Dans la fiche facture, le triangle de suppression est alors réactivé, cliquer dessus
5. Si gesprojet vous dit " cette facture ne peut être supprimée. Il faut supprimer la dernière facture de l'engagement ! ", alors il est recommandé de procéder de la manière suivante : modifier la date d'exécution en lui donnant une date supérieure à celle de la dernière facture saisie sur l'engagement correspondant (exemple : la dernière facture de l'engagement est du 10/02/2006 et la facture qu'on souhaite modifier du 22/12/2005, il suffit de remplacer 22/12 par 11/02, d'aller ensuite dans le module engagement, d'ouvrir l'engagement correspondant à la facture et de cliquer sur le bouton "Renuméroter". Ce bouton permet de renuméroter les numéros d'acompte des factures en fonction des dates d'éxecution.
7. Retourner dans le module facture, vous constaterez que la facture dont vous avez modifié la date est maintenant considérée comme la dernière de l'engagement. Vous pouvez donc la supprimer.
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La gestion et l'édition des Bordereaux
gesprojet gère une numérotation automatique des pièces saisies dans le logiciel. Cette numérotation apparaît dans la fiche facture dans le champ intitulé "N° bordereau". A toute nouvelle facture éditée (saisie dans gesprojet), le logiciel incrémente d'une unité ce numéro, afin de préserver l'unicité de chaque fiche et d'être en mesure de les identifier.
gesprojet permet d'éditer une fiche récapitulative (ou bordereau) indiquant :
a. le nom du fournisseur et l'objet de la facturation
b. le code budgétaire auquel est rattaché la facture en question
c. le montant facturé ( avec détail HT, TVA, TTC et RG )
d. les dates utiles au gestionnaire
Pour cela, il suffit, dans la fiche facture :
1. de cliquer sur le bouton " Imprimer récap. "
2. de définir ses paramètres d'impression, en cliquant si besoin sur l'option "aperçu avant impression"
3. et de valider
4. gesprojet vous éditera alors, la fiche récapitulative ( ou bordereau ) des factures sélectionnées ainsi que le détail de la situation s'il y en a eu un de saisi.
Mais il existe aussi d'autres options pour éditer ses bordereaux ( ou fiches récapitulatives ) :
1. Il est possible d'éditer, pour chaque opération, l'ensemble des bordereaux qui n'ont pas encore fait l'objet d'une édition dans gesprojet. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton ci-dessous dans la barre d'outil des boutons du module facture  
2. Pour les utilisateurs de gesprojet qui n'éditent pas de façon régulière leurs nouveaux bordereaux et qui voudraient pouvoir utiliser la fonction ci-dessus sans avoir à éditer tous les bordereaux qui ne l'auraient pas encore été, gesprojet vous permet de " purger l'impression des nouvelles fiches récapitulatives " en utilisant toujours le même bouton mais en maintenant la touche MAJ enfoncée.
3. Pour éditer certains bordereaux correspondant à une sélection de factures, cliquer sur le même bouton en maintenant la touche ALT enfoncée.
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Les dates du module facture
Les dates relatives aux factures fournisseurs saisies dans gesprojet sont celles que l'on retrouve sur la fiche facture. Elles sont au nombre de quatre. On les fait défiler en cliquant sur l'icône :située juste à gauche de la "date facture".
Date de la facture : Correspond à la date indiquée sur la facture (date faciale)
Date d'exécution : C'est la date à laquelle le service a été rendu. Et c'est aussi celle qui compte en comptabilité (lors d'une clôture d'exercice), du point de vue des services rendus et des produits induits par ce service.
Date de réception de la facture. Elle correspond à la date à laquelle la facture a été reçue dans vos locaux.
Date d'échéance : Correspond à la date à laquelle elle doit être réglée au plus tard.
Les autres dates :
Date d'export comptable : On y accède dans la fenêtre dédiée aux exports comptables, c'est-à-dire dans la liste des dépenses à décaisser par exports comptables ( =>SYN - puis cliquer sur "Par exports comptables )
Date de valeur : Correspond à la date de l'encaissement / décaissement (qui figure sur votre relevé bancaire, à côté de la date comptable).
Date de saisie : On ne peut pas y accéder en consultation mais gesprojet gère également (de façon transparente pour les utilisateurs) la date à laquelle les pièces ont été saisies.
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Dates comptables et gesprojet
Il convient de chercher une méthodologie dans la gestion des dates en prenant en compte les principes d'enregistrements comptables et ceux relevant du système de gestion.
Pour faciliter la saisie et le contrôle, particulièrement en ce qui concerne l'affectation des dépenses pour chaque exercice (Décembre N ou 1er trimestre N+1), toutes les factures arrivant dans une société sont visées et le millésime porté sur la pièce.
Pour ADEXI, par exemple, la date de comptabilisation est la " date de facture ". La " date d'exécution ", si elle ne relève pas du même millésime que celui de la " date de facture " (exécution : N et date de la facture : N+1), la régularisation est faite dans le cadre des écritures d'inventaire.
gesprojet prend directement en compte la date d'exécution afin d'affecter la dépense sur le bon millésime. Lors de l'export comptable des dépenses, la date retenue par gesprojet sera celle de la date d'exécution et non celle de la facture.
Il parait en effet difficile de modifier le paramétrage de l'export comptable tout en garantissant l'efficience du système de gestion qui demeure un objectif essentiel pour les SEM. A ce titre, les tris opérés sur les dépenses dans gesprojet s'effectuent sur la base des dates d'exécution et non sur les dates de facture.
En conséquence, il conviendrait lors de l'enregistrement comptable de modifier la date de comptabilisation (date de facture en lieu et place de la date d'exécution). A noter que le bordereau mentionne bien les trois dates (exécution, réception et date de facture). Il peut être convenu d'ajouter un commentaire afin de bien identifier les factures faisant l'objet d'une modification de date. Cette solution permet en effet de gérer une quantité de factures relativement faible lors du passage d'un exercice à l'autre.
Merci à Josette MIFFLET (de Plaine commune développement) pour la rédaction du présent document.
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Date de règlement et date d'échéance
Lors de l'export comptable, la date de règlement se positionne par défaut au 15 du mois m+1.
Des problèmes demeurent en ce qui concerne les échéances d'emprunt dont la date est comprise entre la fin du mois M et le 20 du mois M+1. Afin d'éviter tout retard induisant des pénalités, ces échéances sont normalement prévues à la séance d'approvisionnement du mois M et comprises dans l'enveloppe d'autorisation correspondante.
Plusieurs cas peuvent ainsi être recensés :
- Le montant de l'échéance est prélevé sur le compte bancaire spécifique de l'établissement financier. Dans ce cas une lettre de demande de virement vers le compte correspondant est transmise à ADEXI. L'avis d'échéance pourra être régularisé en stock ultérieurement. Il reste cependant à régler le mode d'export en comptabilité, soit par un export spécifique en cours de mois, soit lors de la séance d'approvisionnement suivante en mentionnant la date de règlement figurant sur l'avis d'opération ou le relevé de compte de la banque.
- L'avis d'échéance est transmis suffisament tôt pour être pris en compte dans la séance d'approvisionnement du mois M. La date de règlement ne pourra être mentionnée "fin de mois". Il s'agira de bien indiquer la date effective de l'échéance lors de l'export comptable.
- L'avis d'échéance n'est pas reçu dans le délai requis pour la transmission des pièces. Le montant de l'échéance aura été prévu dans les dépenses à régler du mois M. Un export complémentaire semble alors inévitable dès la réception de l'avis d'échéance avec mention de la date effective de règlement et non "fin de mois".
Le même type de problème se pose en ce qui concerne les promesses ou les actes d'acquisition dont les dates ne peuvent être totalement réglées sur la séance d'approvisionnement. Cependant les chèques étant établis en SEM, la date de règlement est celle de la date de valeur du débit de la banque.
Il convient de déterminer le moment de l'export comptable :
- Soit immédiatement après la signature en même temps que la transmission de la pièce.
- Soit postérieurement à la transmission de la pièce après vérification de la date de valeur sur le relevé bancaire.
- Soit systématiquement lors de l'approvisionnement du mois M+1, date de valeur constatée ou non constatée.
Merci à Josette Mifflet, de plaine Commune Développement, pour la rédaction du présent document.
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TVA - Un seul taux - et montants TTC et HT connus
Si la facture fait référence à deux montants HT et TTC donnés, sans que le taux de TVA soit égal à 19,6%. La solution est alors comme de coutume de saisir le montant HT et de forcer la TVA - assiette 1 - jusqu'au solde indiqué (sur la facture).
Comment saisir ce montant?
1. Cliquer sur le bouton intitulé TVA
2. saisir le montant de l'assiette-TVA, et non le taux,
3. puis valider et annuler lors de la saisie de la deuxième assiette.
Ex : Le BOAMP facture à une SEM une publication. Figure sur la facture :
le montant HT = 1000 Euros
le montant TTC = 1054 Euros
La solution est donc de saisir les 1000 euros - montant HT puis de saisir dans le champ assiette1 le montant de la TVA total, soit 54 euros, puis de cliquer sur le bouton de gauche - ou bouton TVA - et d'y saisir encore le montant TVA, de 54 euros, comme précédemment. Le taux TVA1 correspondant sera de 100%. C'est ce que l'on appelle forcer un montant TTC.
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TVA - Deux taux , et montants TTC et HT connus
Si le montant d'une facture relève de deux taux, TVA1 et TVA2, et qu'on dispose par exemple du montant TTC et du montant HT. La solution est alors :
1. de saisir le montant total HT
2. de saisir les montants des assiettes sur lesquels vont être appliqués les taux de TVA 1 et 2, ainsi que la valeur de ces taux, dans les champs réservés à la saisie des taux (en %)
3. Puis cliquer sur le bouton de TVA et saisir successivement les deux montants de TVA facturés pour les assiettes 1 et 2
Pour un exemple, se reporter au cas 1 : Un seul taux, et montants TTC et HT connus.
Remarque : Si on travaille avec trois taux, procéder de la même façon, en reportant les assiettes 1, 2, 3 et les montants de TVA facturés grâce au bouton de TVA.
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La gestion des co-traitants et des sous-traitants
La gestion des co et sous-traitants dans gesprojet se fait d'abord au niveau des engagements. Pour savoir comment gérer les engagements pris auprès des co-traitants et des sous-traitants d'un marché, reportez vous à la rubrique intitulée "la gestion des co-traitants et sous-traitants" dans le chapitre engagement.
Si les engagements ont bien été créés, lors de la réception d'une situation de travaux : aller dans le module facture ( FAC )
1. Créer une facture (un enregistrement) pour le titulaire principal
2-a. Si le titulaire principal a facturé un montant HT pour son propre compte, saisir le montant HT relatif au service dans la case montant HT de sa fiche. Et valider ( rond/valider )
2-b. Dans le cas contraire, si le titulaire n'est que titulaire et n'a que sous-traité (pas d'émission de facture pour son propre compte), valider tout de suite.
3. Après validation, une fenêtre s'ouvre vous proposant de choisir le où les co ou sous-traitants concernés par la situation de travaux qu'on est en train de saisir. Pour une sélection de plusieurs co ou sous traitant, utilisez la touche ctrl + clic souris. 
4. Gesprojet vous propose de saisir la part de chaque co où sous traitant. valider à chaque fois (rond/valider)
5. Attention : Si le titulaire principal n'a pas facturé de services pour son propre compte, gesprojet créera (pour la situation) une facture au nom du titulaire pour des montants HT et TTC nuls. C'est le seul cas où gesprojet peut créer de lui-même une facture à zéro.
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La gestion des pièces dans gesprojet
La gestion des pièces dans Gesprojet se fait en deux étapes.
1/ A l'arrivée dans l'entreprise, la pièce est enregistrée. Pour ce faire, allez dans le grand livre des pièces (ctrl+O sous windows, pomme +O sous mac) puis cliquez sur le bouton créer un nouvel enregistrement (4è bouton en partant de la gauche du menu du bas de gesprojet)
Il faut ensuite inscrire la date de la pièce, son montant TTC ainsi qu'un libellé/titre et reporter le numéro de pièce situé en haut à gauche de l'écran de saisie de pièce sur la pièce elle même. Ce report de numéro servira lorsque l'on voudra enregistrer la facture dans gesprojet par exemple.
2/ La saisie des factures dans gesprojet
Lors de votre saisie de facture dans gesprojet, il vous faut reporter le même numéro de pièce à l'endroit prévu à cet effet (cf. image ci-dessous).
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Obtenir une lecture directe des pénalités, avance, réalisé, ... depuis les factures
Dans le menu du bas de gesprojet, vous avez désormais 4 affichages qui vous permettent de modifier les colonnes que vous avez à l'écran.
Vous avez désormais la possibilité de visualiser en un clic les points suivants :
| Affichage 1 | date facture | dont révisions | date règlement | | Affichage 2 | date réception | dont pénalités | date échéance | | Affichage 3 | date exécution | dont avance | numéro de pièce | | Affichage 4 | date comptable | dont réalisé | date de saisie |
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La retenue de garantie (Taux RG) dans les factures
Le champ Ret. garantie dans la fiche facture de gesprojet
1. Dans sa fiche facture, après avoir sélectionné le bon engagement, si la facture est soumise à une retenue de garantie, gesprojet doit en principe calculer automatiquement la RG correspondant au montant TTC des travaux facturés. Si ce montant (en TTC) n'est pas égal au centime près au montant figurant sur la facture, cocher la case voisine de "Ret. garantie" et saisissez le montant exact de la retenue. Si le montant de la RG figure en HT, la convertir en TTC, et faire en sorte que les montants HT (facture et gesprojet) et TTC (facture et gesprojet) coïncident au centime près. Evidemment, la différence de RG (HT et TTC) se répercutera sur la TVA.
2. Lors de la levée de la RG, créer un enregistrement dans le module FACture, le rattacher au bon engagement, puis cliquer sur le bouton de gauche intitulé Facture RG. Cette opération soldera le marché.
La retenue de garantie est bien entendu verrouillée lors du règlement de la facture.
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Vérifier ou verrouiller des factures
Il existe dans gesprojet une procédure de vérification et de verrouillage des écritures d'achat et de vente. L'intérêt est de traiter et de marquer une par une ces écritures pour dire à gesprojet que ces écritures ne doivent plus être modifiées et qu'elles sont à présent en attente d'export comptable ou de règlement. Pour ce faire, aller sur l'onglet SYN, cliquer sur le petit point jaune situé en bas à droite du bouton SYN et sélectionner le (+ ou - ) selon qu'on s'intéresse aux dépenses à décaisser (-) ou aux recettes à encaisser (+).
1. Double-cliquer sur une facture dont on souhaite valider la saisie
2. Cliquer sur la case "Vérifié" située tout en haut, entre "export compta." et "prévisionnelle".
3. Traiter les factures une à une.
Exemple d'application : la campagne d'approvisionnement
Vous devez mettre en paiement une série de factures à une date donnée. Pour cela, allez dans le module SYN - et vérifier la liste des factures (qui doivent être saisies dans gesprojet) à payer à ses fournisseurs lors de la campagne.
4. Cocher la case "Dépenses vérifiées" située tout en bas de la liste.
5. Cliquer sur le troisième bouton en partant de la droite dans la barre d'outil ("créer les règlements des lignes en surbrillance"). Les traiter une à une en décochant la case "Appliquer à la sélection" si vous voulez saisir des numéros de chèque par exemple ou des comptes de banque différents.
6. Les factures sont alors réglées et vérifiées (donc deux fois vérifiées) et le cas échéant, en attente d'export comptable.
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Accéder aux Grands livres de Gesprojet
Il y a huit grands livres disponibles en consultation dans gesprojet :
Pour y accéder, il suffit d'aller dans le menu Gesprojet (à droite de fichier et édition) puis de sélectionner le grand livre désiré : Grand livre des dépenses, Grand livre des recettes, Grand livre des engagements, Grand livre des budgets, Grand livre des rémunérations, Grand livre des événements, Grand livre des variables et Grand livre des pièces.
Le Grand livre des dépenses
Pour accéder au grand livre des dépenses, vous pouvez aussi aller dans SYN et cliquer sur le sixième bouton en partant de la droite dans la barre d'outil du module.
1. Saisir l'année de l'exercice que vous souhaitez consulter par l'intermédiaire du grand livre.
2. Si vous souhaitez accéder à plusieurs exercices, indiquer alors l'année de l'exercice le plus récent parmi ceux que vous souhaitez visualiser (ex : si vous souhaitez consulter 2001, 2002, 2003 et 2004 : indiquer 2004). Puis cliquer sur le bouton "depuis début projet" pour accéder aux exercices antérieurs (vous aurez accès à tous les exercices précédant celui correspondant à l'année que vous avez saisie).
3. Toutes les requêtes du menu déroulant intitulé "Toutes les factures" que vous pouvez trouver dans le module FACture sont également disponibles à partir du grand livre (Par date, Factures réglées...). Par ailleurs, la TVA indiquée dans la colonne TVA correspond à la TVA réellement décaissée en cas de règlement partiel ce qui s'avère très efficace lors de la déclaration de sa TVA déductible dans le CA3 (idem pour la TVA collectée du grand livre des recettes).
Le Grand livre des recettes
Pour accéder au grand livre des recettes, accéder d'abord à celui des dépenses puis cliquer sur le bouton +/- située tout en bas dans la barre d'outil des boutons.
Celui-ci fonctionne exactement de la même façon que celui des dépenses.
Le Grand livre des engagements
Pour accéder au grand livre des engagements, maintenir la touche Shift enfoncée puis cliquer sur le bouton "grand livre" comme indiqué dans le rectangle jaune (d'aide à l'utilisation de gesprojet)
Grand livre des budgets
Grand livre des rémunérations
Vous pouvez aussi accéder au Grand livre des rémunérations en cliquant sur le bouton CA du menu du bas de gesprojet lorsque vous vous trouvez dans la synthèse (bouton SYN)
Grand livre des événements
Vous pouvez retrouver le Grand livre des événements en cliquant sur le bouton adéquat situé juste à gauche du bouton "courbe" lorsque vous vous trouvez dans la synthèse.
Grand livre des variables
Grand livre des pièces
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Créer et gérer des factures prévisionnelles
gesprojet rend possible la création et la gestion de factures prévisionnelles, c'est-à-dire des factures non encore éditées mais qui dans l'avenir le seront sûrement (cf : abonnements opérateurs, factures récurrentes...). La création de ces factures se fait selon le process standard, à cela près qu'il faut cocher la case "prévisionnelle", située tout en haut à côté de l'intitulé dans la fiche facture. Ou il vous suffit de renseigner dans le champs "date facture", une date postérieure à la date du jour pour que la case "prévisionnelle" se coche automatiquement ; ce qui permet d'éviter les oublis éventuels lors de saisies.
Pour visualiser d'un coup d'oeil les factures prévisionnelles :
Dans la fenêtre principale du module facture, "Liste des factures", ces factures apparaissent imputées d'une croix dans la colonne pr, à côté de la "Raison sociale" et de "objet engagement" de la facture.
Ces factures sont prises en compte dans le total HT et/ou TTC du module FACture mais pas dans le total HT ou TTC du module BUDget facturé. Pour faire en sorte qu'une facture prévisionnelle ne le soit plus et soit soumise à règlement, cliquer sur la facture et décocher "prévisionnelle".
Modifier le statut de prévisionnel:
Quand une facture prévisionnelle, censée passer en règlement, arrive à échéance de son statut prévisionnel, de par la "date facture" qu'on lui a alloué, gesprojet vous propose de mettre à jour cette facture et son statut, à chaque chargement du module FACture. Il est recommandé de décocher "prévisionnelle", à réception de la facture qu'on avait déjà saisi. La procédure de règlement suit dès lors son cours (cf "comment créer, gérer ses règlements?" & "comment vérifier / verrouiller ses factures?").
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Les boutons TVA et Convertir
Dans le module FACture, que ce soit lors de la création de factures ou lors de modifications éventuelles, antérieures au règlement, la saisie de la TVA facturée, si elle diffère de son montant natif (ex : 19.6 %) peut se faire par le biais du bouton TVA situé au-dessous des trois champs TVA 1,2,3.
1. Saisir autant d'assiettes de TVA 1,2 et 3 (montants HT à taxer) qu'il y a de taux à traiter
2. Cliquer sur le bouton de TVA
3. Et saisir le montant de sa TVA facturée, non pas le taux (en %) mais le montant, dans la devise utilisée.
4. Valider sa saisie, saisir une autre assiette si nécessaire : TVA multitaux.
Pour de plus amples précisions, se reporter à la section "gestion des TVA"
Le bouton convertir permet de convertir un montant que l'on a saisi en franc vers la devise "universelle" (en euro).
Attention : La conversion est irréversible => Cliquer deux fois sur le bouton revient à convertir deux fois de suite sa devise, c'est une fois de trop (On ne peut donc pas revenir en arrière lors d'une conversion dans la fenêtre FACture)
Cette fonction "convertir" permet également par le process Maj + bouton "convertir", de basculer le montant TTC d'une facture par le montant HT de cette même facture.
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Les différents types d'impression du module facture
Les différents types d'impression du module facture sont à paramétrer dès l'engagement.
En effet, lors de la création ou de la consultation d'une fiche d'engagement, un certain nombre d'options peuvent être cochées en bas à gauche du formulaire
Le fait de cocher ou non ces cases a une incidence au moment d'appuyer sur le bouton "Imprimer Récap." dans n'importe laquelle des "fiches factures" attachées au marché.
a. La case "imprimer situation" permet d'imprimer ou non un état détaillé de l'avancement du marché par phase de travaux (APS, APD...)
b. La case "détails sans sous-totaux" permet d'imprimer cet état détaillé avec ou sans les sous-totaux par phase de travaux.
c. La case "avec synthèse engagement" permet d'imprimer également la fiche de synthèse du marché, ou de la commande, en question.
d. La case "avec état navette" permet d'imprimer ou non un état récapitulatif (en cumulé) de toutes les situations de travaux déjà constatées et qui ont trait à ce marché.
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La gestion des révisions du côté des factures
Une fois que l'on a bien saisi, du côté des engagements, les indices et les taux relatifs au marché soumis à révision :
1. A chaque situation de travaux, saisir le montant des travaux HT figurant sur la facture dans la case Montant HT
2. Dans le champ "révision HT", indiquer le montant des révisions HT facturées par le prestataire et saisir la date d'exécution des travaux puisque c'est elle qui sert de base au calcul des révisions de prix. Pour pouvoir saisir cette date, il faut cliquer sur le petit bouton égal situé à gauche du libellé "Date facture".
3. Pour un contrôle des coûts et des montants facturés, révisés, gesprojet vous propose d'utiliser le bouton "Révision" situé dans la liste des boutons de gauche et qui n'est accessible que si on a coché la case "Révisable" dans son engagement.
a. Celui-ci donne accès à l'onglet "révision".
b. Si la partie ENGagement des révisions a bien été traitée, gesprojet fait apparaître dans l'onglet en question les valeurs des assiettes intervenant dans le calcul des révisions provisoires et définitives.
c. Modifier les valeurs en question (se méfier de l'avance forfaitaire), en fonction de la publication des valeurs des indices (provisoires ou définitves)
d. Le total cumulé des révisions HT, sur la base des indices traités, est à comparer au total facturé par le prestataire à la date donnée où intervient la révision de ces indices et des valeurs associées.
4. Le montant des révisions s'ajoute au montant HT facturé pour le calcul de la TVA facturé (à comparer avec celui figurant sur la facture).
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La réception d'une situation mensuelle de travaux
Après avoir dans le module ENG déclaré tous les co et sous-traitants relatifs à tous ses marchés, voilà ce qui doit être fait dans le module FAC lors de la saisie d'une situation mensuelle de travaux :
Illustration:
Un mandataire, et ses deux sous-traitant, ST1 et ST2, interviennent sur un marché. Ils vous envoient leurs situations - leurs factures mensuelles. La procédure à suivre :
a. Créer un enregistrement, sélectionner le titulaire principal
b. Saisir le montant facturé par le mandataire lui-même (si c'est zéro, ne rien saisir)
c. Valider / Apparaît une grille de co et sous-traitants relatifs au marché
d. sélectionner les co et sous-traitants concernés par la situation (sélectionner ceux qui ont ce mois-ci facturé quelque chose)
e. Valider et saisir un à un les montants co ou sous-traités par chaque co ou sous-traitant.
La procédure à ne pas suivre est la suivante : Il ne faut pas saisir séparément les uns des autres les montants facturés par tous ces sous-traitants. Il faut les saisir en même temps que l'on saisit l'assiette du titulaire principal. Sans quoi, gesprojet va créer pour chacune de vos saisies, une situation nouvelle et différente, incrémentant ainsi le n° dont on parlait plus tôt alors que toutes ces factures sont censées être rattachées à une situation précise. (et l'on voit apparaître des factures à 0 : cf grand livre des factures)
Le seul cas où gesprojet créera lui-même des factures à 0, c'est quand le titulaire principal ne va rien facturer en son nom.
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Le détail d'un marché du côté des factures
Après avoir renseigné le détail d'un engagement (voir ci-dessous), vous recevez une situation d'un ou de plusieurs évènements du détail en question.
Dans le module FACture
1. Créer une facture. La rattacher à son marché (ou engagement) grâce au volet droit de la fiche facture
2. Cliquer sur le bouton
3. Et renseigner les champs intitulés "Q.Réal" (pour quantité réalisée) correspondants aux prestations qui vous ont été facturées.
4. Cliquer sur  pour générer la facture associée.
5. Maintenant vous pouvez vérifier les montants (HT, TVA, RG, Retenue...).
gesprojet vous a répartit chaque phase de votre marché, selon les quantités réalisées que vous avez renseigné dans le détail de la facture.
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Les avoirs dans l'édition des constats (ou fiches récapitulatives, ou bordereaux)
A réception d'une pièce (d'une facture) pour le compte de laquelle la société possédait un avoir, vous désirez tirer une fiche d'accompagnement (dite aussi "fiche récapitulative" ou "bordereau") afin de la faire viser par le chargé d'opération.
Comment faire figurer cet avoir sur la fiche :
1. Il suffit d'indiquer le même numéro de bordereau dans l'écriture de l'avoir que celui qui figure dans l'écriture de la pièce que vous venez de recevoir.
2. Lorsque vous cliquez sur le 5ème bouton en partant de la gauche dans le module FACture
le bordereau que vous éditerez contiendra le constat des deux pièces, celui de votre avoir et celui de la pièce à régler.
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L'édition d'une fiche récapitulative synthétisant l'avancement d'un marché
Tout d'abord il faut vous assurer que dans le module engagements ( ENG ) vous ayez bien coché dans la fiche engagement de votre situation, le menu "Imprimer situation"
Dans le module FACture
1. Allez sélectionner la ou les factures de la dernière situation de votre marché saisie dans gesprojet.
2. Et tout en maintenant la touche Alt enfoncée, cliquez sur le bouton "Imprimer les fiches récap. des factures sélectionnées" (4ème bouton en partant de la droite)
3. Pour pouvoir visionner les fiches récapitulatives cocher le menu suivant
Remarque : Il est aussi possible pendant la consultation d'une facture, d'imprimer sa fiche récapitulative en maintenant la touche Maj enfoncée et en cliquant sur le bouton 
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J'ai saisi un RIB dans la fiche du tiers mais il n'apparaît pas dans l'une de mes factures
C'est tout à fait normal. Vous aviez créé cette facture avant de saisir ce RIB et donc gesprojet n'a pas réaffecté automatiquement ce RIB sur la facture du Tiers en question. C'est une mesure de sécurité pour ne pas affecter de nouveaux RIB sur de vieilles factures de manière abusive. La procédure pour associer le RIB à la facture est la suivante :
1. Aller dans SYN - ( liste des dépenses à décaisser )
2. Double cliquer sur la dépense à décaisser à laquelle affecter son RIB.
3. Cliquer sur le bouton "Editer tiers"
4. Valider (rond/valider)
=> Le RIB a été affecté.
Remarque : Il existe en réalité deux façons de fonctionner dans gesprojet.
Dans les "préférences" on peut COCHER ou DECOCHER le bouton "un Rib = un tiers". Si l'on coche "un Rib = un tiers", cette procédure s'applique au cas où tout le long de la vie du projet, il n'y a qu'un seul Rib pour le même tiers.
Cas contraire, si la case "Un Rib = Un tiers" n'est pas cochée dans les "préférences" alors on peut toujours affecter un Rib différent sur les factures d'un même Tiers, directement dans le module FACture.
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Forcer la TVA
Il s'agit d'un problème d'arrondi dû le plus souvent à l'erreur de manipulation suivante :
1. J'ai commencé par saisir mon montant HT (ex : HT = 10,10 Euros)
2. Lors du calcul automatique de ma TVA (par ex Taux = 19,6 %) par gesprojet, je constate un écart d'un centime. (je souhaiterais avoir - c'est le montant de ma facture - TVA = 1,98 Euros et gesprojet m'a mis la TVA à 1,97 Euros)
3. Alors je cherche à modifier mon montant HT en allant trafiquer les chiffres qui se trouvent après la virgule (ex : je saisis HT = 10,104) et j'obtiens en définitive un montant TVA qui me va, c'est-à-dire TVA = 1,98 Euros)
OUI MAIS
4. Lors de l'export vers la compta, le montant HT est tronqué car une règle universelle en comptabilité est de ne travailler qu'avec des précisions allant jusqu'à deux chiffres après la virgule.
5. Aussi le montant TTC que calcule ma compta ne correspond désormais plus à celui que j'avais obtenu dans gesprojet.
Présentons maintenant la façon adéquate de fonctionner :
1. Lorsque j'observe un problème d'arrondi lors du calcul automatique de ma TVA, j'appuie sur le petit bouton de TVA (situé au dessous des assiettes) et je saisis alors le montant indiqué sur ma facture (au centime près)
2. C'est ce qui s'appelle forcer la TVA
3. En aucun cas, je ne trafique mon montant HT
3. En aucun cas, je ne saisis des montants d'une précision supérieure à deux chiffres après la virgule.
Si maintenant j'ai déjà mal agi et qu'un écart est constaté entre le montant indiqué par gesprojet et celui qui figure en compta. Il y a trois façons de fonctionner que nous allons vous présenter dans l'ordre croissant de leur complexité :
A. Soit je souhaite partir de la facture déjà saisie (auquel cas je devrais contacter le support technique) :
1. il va me falloir modifier le montant HT (précision supérieure à deux chiffres) saisi dans gesprojet puis forcer le montant de ma TVA, en utilisant le montant TVA, comme indiqué plus haut.
2. Mon problème est à présent que je ne peux modifier une facture vérifiée (pour ce faire, contactez nous au 01 41 12 97 55)
B. Soit je suis prêt à ressaisir une facture saine, ex nihilo, et donc me débrouiller tout seul
1. Dans un premier temps, il va me falloir supprimer la facture "erronée". Mon problème est qu'elle est déjà réglée et que le triangle de suppression n'est donc pas activée.
2. Pour le réactiver, il faut d'abord en supprimer tous les règlements qui lui sont associés (mémoriser ces règlements : dates et montants). Une fois que c'est fait, le triangle de suppression est en principe actif.
3. Supprimer la facture (en mémorisant les dates associées)
4. En créer une neuve, selon le processus indiqué ci-dessus (en forçant le montant des centimes de ma TVA correspondant à celui qui figure en compta)
5. Créer les règlements associés à cette facture.
C. Je considère que ma compta est fausse car elle n'est pas fidèle aux montants facturés sur mes bordereaux
1. Il va falloir alors créer un règlement (d'1 centime d'euro), en positif ou négatif, selon, puis l'exporter vers la compta afin de complèter correctement cette écriture
2. Il va falloir en outre modifier le montant HT déjà saisi dans gesprojet (afin de supprimer les chiffres en trop qui se trouvent après la virgule)
3. Cette façon de fonctionner est la plus rigoureuse mais elle est très poussive. Nous conseillons en conséquence d'agir plutôt comme indiqué plus haut (solutions A et B)
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La résorbtion de l'avance forfaitaire
En réalité, gesprojet gère tout seul le remboursement de l'avance forfaitaire, en résorbant l'avance en fonction de la charge HT des travaux réellement effectués, et ce entre 65 et 80% de l'avancement du chantier.
Pour visualiser comment cela fonctionne:
a. Il faut aller dans le module Engagements ( ENG ) et cocher la case "imprimer situation" :
b. Puis retourner dans le module facture, double-cliquer sur la facture déjà saisie qui correspond à la situation pour laquelle on désire savoir quel montant a été résorbé (en cumulé, bien entendu)
c. Cliquer sur le bouton "Imprimer récap.", situé en bas à droite
d. La ligne "Avance" vous dira quel montant a été résorbé avant de tenir compte de la situation courante (cumul N-1), quel montant l'est par la situation en cours (Situation N), et le tout cumulé, situation comprise (Cumul N). Bien entendu, le montant résorbé sera réimputé sur la charge HT correspondant aux travaux réellement effectués comme indiqué plus haut.
Dans le module facture, vous pouvez également afficher le montant des avances et de leurs résorptions en cliquant sur l'option "Affichage 3" en pied de page.
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Je ne comprends pas comment gesprojet gère la RG
Tout d'abord, il faut dire à gesprojet que l'engagement soumis à la RG est en effet soumis à garantie dans gesprojet. Aller dans l'engagement correspondant et mettre 5% (taux RG) dans le champ correspondant.
Deux cas se présentent à vous. Soit le marché est soumis à caution, soit il ne l'est pas.
a. S'il l'est, vous devez en plus d'avoir saisi le taux de 5%, cocher la case "Caution/Montant cautionné". Gesprojet vous calcule un montant (devant être) cautionné en fonction du montant engagé TTC (5% de caution = Taux RG). Auquel cas, à dépassement du montant cautionné en terme de garanties versées, , gesprojet recalculera la garantie à retenir en fonction du taux initial et contractuel de 5%.
b. Si il ne l'est pas, ne cochez pas la case. A chaque situation que vous recevrez par la suite, gesprojet vous proposera par défaut lors de la saisie de vos factures correspondantes le montant RG devant être proposé par le prestataire soumis à garantie (équivalent aux 5% du montant TTC retenu). Si ce calcul automatique est différent du montant TTC proposé par le prestataire, deux cas s'offrent à vous :
1. soit la différence est de quelques centimes, alors il vous suffit de cocher la case RG dans la facture correspondante, lors de sa saisie, pour corriger le montant proposé par gesprojet en fonction du montant figurant sur la facture (car la facture a toujours raison, en tant que pièce comptable).
2. soit la différence semble très importante, alors il faut essayer de comprendre pourquoi. Cela peut-être dû au fait que le prestataire se soit tout simplement trompé lors de l'édition de sa facture, soit qu'il gère en plus de la RG contractuelle un compte prorata qui complique les choses, soit que gesprojet se trompe ou ne réussit pas à faire les calculs car on a mal saisi certaines informations. Dans le premier des cas, il faut demander au prestataire de rééditer sa facture, dans le second, il faut aller changer le % de la RG de cet engagement (car le compte prorata modifie de façon intrinsèque la retenue à prélever pour toutes les situations), dans le troisième cas : appeler Prologiq au 01 47 41 03 32.
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Le détail d'une situation comptant un sous-traitant
Vous serez confronté à ce cas pour des marchés comptant un titulaire principal et un sous-traitant et pour lequel vous souhaitez suivre, par l'intermédiaire de l'onglet l'avancement par phase des prestations correspondantes.
Pour saisir votre situation :
0. Avoir renseigné le détail du marché dans l'onglet "détail" de la fiche marché (de l'engagement) du titulaire principal.
1. Avoir saisi l'avancement de ce détail pour toutes les situations précédants celle que vous souhaitez saisir
2. Créer une facture dans le module Facture de votre opération. La rattacher au marché du titulaire principal.
3. Cliquer sur l'onglet "détail" pour saisir l'avancement, en cumulé (ç-a-d sous-traitant compris), de la situation de travaux. Vous pouvez saisir cet avancement soit en Qté, soit en %
4. Cliquer sur
5. Compléter la fiche de la facture comme d'habitude, sans toucher au montant HT facturé produit par gesprojet (celui-ci correspond au total facturé de la situation, sous-traitants compris).
6. Sélectionner les sous-traitants qui sont concernés par la situation de travaux que vous devez saisir
7. Saisir (sans le détail) le montant de leur prestation, comme d'habitude.
8. Valider la facture du sous-traitant
Remarque : Vous remarquerez qu'il s'agit dans gesprojet de la seule saisie du côté des factures qui se fasse en cumulé (titulaire et sous-traitant compris).
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Supprimer une facture qui n'est pas la dernière de son engagement
Tous les utilisateurs de gesprojet savent qu'il était jusqu'à la version 268 impossible de supprimer un acompte qui n'était pas le dernier de son engagement. gesprojet affiche jusqu'alors le message suivant :
"Cette facture ne peut être supprimée. Il faut supprimer la dernière facture de l'engagement"
Dorénavant, bien que ce message soit persistant si on essaie de le faire en utiliser la procédure ci-dessous, ça marchera.
Pour cela, il existe :
Une astuce consistant à modifier la date de votre acompte puis à aller dans le module ENGagement pour renuméroter tous les acomptes rattachés par "date de facture" :
1. Il suffit d'indiquer une date suffisament récente sur la facture que l'on souhaite supprimer pour que gesprojet considère, après la renumérotation dans l'engagement de la facture correspondante, qu'il s'agit bien de la dernière facture de votre engagement.
2. Pour accéder à la fonction de renumérotation, aller dans le module engagement, double-cliquer sur (la fiche de) votre engagement puis cliquer sur le bouton "Renuméroter"
 qui se trouve sur le pavé droit, dédié aux dates de l'engagement.
c. Si la facture, après cette numérotation, est bien maintenant la dernière de votre engagement, vous pourrez la supprimer sans problème, à condition toutefois qu'elle ne soit ni réglée (supprimer auquel cas le réglement), ni comptabilisée ni cochée "vérifiée" au sens de gesprojet.
Remarque : Il existe aussi une procédure d'administrateur manuelle que nous pourrons communiquer à tous les administrateurs intéressés (joindre Prologiq par téléphone au 01 47 41 03 32)
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La renumérotation chronologique des factures rattachées à un même marché
Il est dorénavant possible de renuméroter les factures liées à un engagement donné. Cette renumérotation se fera suivant l'ordre chronologique par date d'exécution. Pour utiliser cette fonction :
1. Sélectionner le projet concerné dans le menu déroulant dédié.
2. Aller dans le module ENGagement, double-cliquer sur la "fiche" du marché en question.
3. Cliquer sur le bouton
situé en bas à gauche de la fiche à droite du bouton
4. Vos situations ont été renumérotées.
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Ajouter un co-traitant ou un sous traitant sur une situation deja saisie
Si vous avez oublié un sous traitant lors de la saisie de votre situation, il faut se placer dans le module facture(FAC), sur la facture du titulaire de la situation (un seul click afin de la mettre en surbrillance) et tout en maintenant la touche shift (majuscule) enfoncée, cliquez sur le 4è bouton en partant de la gauche du menu du bas de gesprojet (créer un nouvel enregistrement).
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Export comptable et Règlement - le problème des dates
Lors de l'export comptable, la date de règlement se positionne par défaut au 15 du mois m+1.
Des problèmes demeurent en ce qui concerne les échéances d'emprunt dont la date est comprise entre la fin du mois M et le 20 du mois M+1. Afin d'éviter tout retard induisant des pénalités, ces échéances sont normalement prévues à la séance d'approvisionnement du mois M et comprise dans l'enveloppe d'autorisation correspondante.
Plusieurs cas peuvent ainsi être recensés :
- Le montant de l'échéance est prélevé sur le compte bancaire spécifique de l'établissement financier. Dans ce cas une lettre de demande de virement vers le compte correspondant est transmise à ADEXI. L'avis d'échéance pourra être régularisé en stock ultérieurement. Il reste cependant à régler le mode d'export en comptabilité, soit par un export spécifique en cours de mois, soit lors de la séance d'approvisionnement suivante en mentionnant la date de règlement figurant sur l'avis d'opération ou le relevé de compte de la banque.
- L'avis d'échéance est transmis suffisament tôt pour être pris en compte dans la séance d'approvisionnement du mois M. La date de règlement ne pourra être mentionnée "fin de mois". Il s'agira de bien indiquer la date effective de l'échéance lors de l'export comptable.
- L'avis d'échéance n'est pas reçu dans le délai requis pour la transmission des pièces. Le montant de l'échéance aura été prévu dans les dépenses à régler du mois M.
Un export complémentaire semble alors inévitable dès la réception de l'avis d'échéance avec mention de la date effective de règlement et non "fin de mois".
Le même type de problème se pose pour ce qui concerne les "promesses" ou les "actes d'acquisition" dont les dates ne peuvent être totalement réglées sur la séance d'approvsionnement. Cependant les chèques étant établis en SEM, la "date de règlement" est celle de la date de valeur du débit de la banque.
Il convient de déterminer le moment de l'export comptable :
- Soit immédiatement après la signature en même temps que la transmission de la pièce.
- Soit postérieurement à la transmission de la pièce après vérification de la date de valeur sur le relevé bancaire.
- Soit systématiquement lors de l'approvisionnement du mois M+1, date de valeur constatée ou non constatée.
Merci à Josette Mifflet, de Plaine commune développement, pour la rédaction des présentes.
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Afficher la liste des factures justifiées dans Gesprojet
Vous avez la possibilité d’afficher la liste des factures justifiées soit dans le grand livre des factures soit dans le module factures.
Vous pouvez le faire en cherchant dans la liste déroulante en pied de page, l’option « Factures justifiées ».
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Afficher la liste des factures exportées en compta
Vous avez la possibilité d’afficher la liste des factures exportées en compta soit dans le grand livre des factures soit dans le module factures.
Vous pouvez le faire en cherchant dans la liste déroulante en pied de page, l’option « Factures exportées en compta ».
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Affichage des enregistrements qui figurent ou non dans le bilan
Vous pouvez sélectionner les lignes qui figurent ou non dans le bilan, cette option s’applique aux modules Engagements, Factures et Recettes.
Dans la liste déroulante en bas de chaque page vous avez la possibilité de trier les lignes des engagements, factures et recettes en affichant celles qui figurent ou non dans le bilan de l’opération sélectionnée.
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Annuler une justification de facture
Vous pouvez annuler une justification de factures, ceci repose sur le même principe que pour l’annulation d’export, c'est-à-dire il faut se connecter en «Admin », aller dans le module factures, chercher les factures justifiées dans la liste déroulante en pied de page, une autre liste déroulante de dates s’affiche en bas de page, sélectionnez la date de la justification que vous voulez annuler, maintenez la touche « Maj » appuyée et re-sélectionnez la date une deuxième fois, une boite de dialogue vous demande de confirmer votre action, cliquez sur valider si vous en êtes sûr.
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Transférer une facture d'une opération à une autre
Vous avez la possibilité dans Gesprojet de transférer une facture d’une opération à une autre soit à 100% vers un seul poste budgétaire, soit à plusieurs postes budgétaire au prorata correspondant. Il faut se placer dans le module Factures, sélectionnez la facture que vous souhaitez transférer, maintenez la touche « Maj » appuyée, cliquez sur le deuxième bouton en partant de la droite,
une boite de dialogue s’ouvre pour vous permettre de choisir vers quelle opération, poste budgétaire et à quel pourcentage vous souhaitez la transférer, vous avez le choix de choisir le transfert par pourcentage ou de rentrer le montant du transfert, validez, votre facture est transférée.
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Les dates de facture, exécution et réception des factures.
Il est désormais possible dans le module facture d’afficher les factures soit par date d’exécution, réception et la date de facture.
Vous avez en bas de page des boutons radios qui portent les mêmes noms que ces dates, cliquez sur un de ces boutons pour trier les factures avec ces dates.
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Copier-Coller depuis Excel vers Détail Facture
Vous avez désormais la possibilité d’ajouter des lignes dans le détail des factures en utilisant un simple copier/coller à partir d’Excel.
Cette option est accessible à partir du module de gestion des engagements dans Gesprojet, vous pouvez l’utiliser lors de la création d’un engagement, ou la création d’avenants.
Cette opération nécessite la création d’un fichier Excel spécifique, la structure de ce fichier doit être semblable à la suivante :
*Lot : le numéro du lot si existant.
*Libellé article : Le libellé de la ligne de détails à ajouter.
*Quantité : La quantité de l’article.
*Unité : L’unité de mesure de l’article.
*Prix unitaire.
*Engagé HT : Montant HT engagé (en l'occurrence la Quantité*le prix unitaire).
Quand vous aurez crée un fichier avec cette structure, sélectionnez les lignes que vous souhaitez ajouter dans Gesprojet, faites un copier, et allez dans la gestion du détail, ensuite maintenez la touche « Maj » appuyée, cliquez sur « ajouter », Gesprojet collera les lignes copiées dans Excel.
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Sélection par date d'exécution, de comptabilisation ou de saisie
Dans les modules factures et recettes de Gesprojet, vous avez maintenant la possibilité de choisir le type de date qui vous servira à interroger gesprojet. Par défaut, cela reste la date de facture mais vous pouvez aussi interroger gesprojet par date de règlement, d’exécution, de comptabilisation (date de l’export comptable) ou encore par date de saisie.
Allez dans l’un des modules mentionnés ci-dessus, dans la liste déroulante “Toutes les factures” qui se trouve en bas de page, sélectionnez l’option par date, une fenêtre de dialogue s’ouvre, sélectionnez ensuite le type de date et validez.
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Affichage de la liste des règlements
Dans le module de gestion des FACtures, il est possible dorénavant d’afficher la liste des règlements associés.
Vous pouvez afficher les règlements d’une ou plusieurs factures sélectionnées, ou plus généralement afficher les règlements de toutes les factures.
Pour le faire, allez dans le module des factures, sélectionnez les factures pour lesquelles vous voulez afficher les règlements, ensuite faites un clic droit et sélectionnez l’option “Afficher les règlements”.
Si vous souhaitez afficher tous les règlements, allez dans le module des factures, faites un clic droit et sélectionnez "Afficher les règlements".
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Forcer le rattachement d'une pièce
Dans le Grand livre des pièces (Gesprojet / Grand livre des pièces - ctrl + O) vous avez la possibilité de "forcer" le rattachement d'une pièce.
Cette fonctionnalité vous permet ainsi de forcer le rattachement de pièces qui ne sont pas des pièces comptables (simple courrier par exemple) pour ainsi mieux tracer les factures réceptionnées mais non encore saisies.
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Rembourser une RG sur une situation avec de l'avancement
Il est désormais possible dans Gesprojet de rembourser une retenue de garantie sur une situation contenant également de l'avancement.
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Amélioration de la saisie des pièces
Il est dorénavant possible, lors de la saisie de pièce dans gesprojet, de définir le numéro d'opération concernée ainsi que la raison sociale rattachée, en plus des champs habituels : montant, date de la pièce, date de réception et désignation.
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