ENGAGEMENT
Le process de création
Il faut créer un nouvel engagement dans gesprojet pour chaque nouveau contrat signé avec un tiers prestataire.
1. Créer un enregistrement (c'est-à-dire un engagement) 
se fait par un simple clic sur la quatrième icône en partant de la gauche dans la barre d'outil de l'onglet ENG.
Remarque : Il existe plusieurs raccourcis pour créer dans gesprojet un nouvel enregistrement.
Clavier : Pomme-N (en Mac), Ctrl-N en PC.
Souris : Clique droit (quatrième sélection de la liste)
2. Une fenêtre s'ouvre, avec un certain nombre de champs à compléter dont ceux en gras sont obligatoires
les autres étant facultatifs.
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Champ RAISON SOCIALE
Ce champ correspond à la désignation d'un prestataire (géomètre, bureau d'étude...). Si la raison sociale que vous avez saisie n'existe pas encore dans la liste des tiers. Gesprojet vous proposera de la créer.
Mais attention, Prologiq recommande la plus grande prudence en ce qui concerne la création de nouveaux tiers dans l'outil. Il se peut en effet que cette raison sociale existe tout de même, mais pas exactement sous le même libellé.
1.Il est donc conseillé d'utiliser la procédure de sélection générique d'un objet existant dans la base au moment de renseigner le champ "Raison sociale" de son engagement. Pour cela, procéder de la façon suivante. Le contrat a été passé avec le tiers "DUPONTEL"
a. Pour faire appel à DUPONTEL, la façon la plus sûre est de faire appel à tous les tiers contenant la suite de caractères "PONT" puisque duPONTel contiendra en principe nécessairement xxPONTxxx.
b. Dans gesprojet, cela se traduit par la notation suivante (dans la saisie du champ raison sociale) @PONT@ où le caractère "@" matérialise n'importe quelle suite de caractères.
c. Faire tabulation, gesprojet renvoie la liste des tiers de gesprojet contenant la suite de caractères PONT et qui ne sont pas clôturés (voir la signification des tiers clôturés dans le chapitre ADResse de l'aide). Par exemple :
Entre parenthèse apparaît l'imputation comptable auxiliaire de ce tiers.
d. Il ne reste plus qu'à sélectionner DUPONTEL dans la liste et à valider la sélection.
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Champ OBJET
Ce champ doit correspondre exactement à la nature de la prestation opérationnelle délivrée par le fournisseur.
Exemple :
1. Relevés topographiques des lots 1 et 2
2. Marché de démolition des deux tours.
3. Etude de faisabilité d'un supermarché et de son parking en face du parvis de la gare
Pour saisir un objet, on peut encore utiliser la procédure de recherche générique d'un libellé existant dans la base. Par exemple, pour les relevés topographiques, on peut saisir "@topo@", gesprojet vous proposera de sélectionner l'objet le plus adapté à votre contrat en fonction de tous les autres objets déjà saisis dans la base et correspondant au critère que vous lui avez spécifié "entre les @".
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Champ MONTANT
Il y a deux façons de saisir un montant engagé.
a. Soit en le saisissant directement dans le champ "Engagé initial HT", auquel cas il sufft de saisir le montant contracté HT dans ce champ.
b. Soit en passant par le bouton
situé en bas à droite de la fiche de l'engagement et qui permet de saisir un contrat ou une prestation de façon détaillée (par article ou par phase). Pour utiliser cette fonction, se reporter à la chronique intitulée "La gestion du détail du côté des engagements".
Remarque :
1. En ce qui concerne les montants minimum et maximum, il faut toujours saisir le montant minimum, quitte à créer par la suite des actes modificatifs sur l'engagement car c'est bien à hauteur de ce montant que votre société est vraiment engagée.
2. En ce qui concerne les tranches fermes et conditionnelles, il faut saisir dans le champ "Engagé initial HT" le montant de la tranche ferme et gérer votre tranche conditionnelle comme une modification prévisionnelle dans gesprojet (se reporter à la rubrique correspondante).
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Champ IMPUTATION BUDGET
Ce champ se matérialise dans gesprojet sous la forme d'un menu déroulant. Il s'agit d'affecter le contrat que vous êtes en train de saisir à une nature opérationnelle de dépenses, et donc de consommer le budget correspondant.
Si vous ne savez pas à quelle imputation budgétaire affecter un contrat, il faut vous renseigner auprès du chargé d'opération puisque c'est lui qui est en charge de la gestion budgétaire de son opération.
Lorsque vous imputez un engagement sur un poste, gesprojet récupère automatiquement un certain nombre de paramètres indiqués dans le budget correspondant. Il s'agit :
1. du taux de TVA
2. de l'imputation comptable des factures liées
3. de la contrepartie des factures liées
4. et du champ "Passation" qui désigne le payeur des factures à recevoir au titre du contrat passé avec le fournisseur (dans la plupart des cas, sauf en conduite d'opération, il s'agira de votre société)
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Nature de l'engagement et numéro d'engagement - Générer sa facture automatiquement
Le choix de la nature de l'engagement
La nature de l’engagement correspond au type de contrat que vous avez passé avec votre fournisseur. Il s’agit pour gesprojet, soit d’un marché, soit d’une lettre de commande, ou d’un engagement sur facture. Les engagements sur facture correspondent aux contrats tacites passés auprès d'un fournisseur, sans qu'ils aient fait l'objet d'un accord écrit préalable (marché, commande). Il s'agit par exemple des publications passées au BOAMP pour lesquelles on recevra une facture, laquelle n'aura pas fait l'objet d'un engagement préalable au sens de gesprojet.
Le numéro d'engagement
Après avoir choisi la nature de l'engagement (marché, lettre de commande, facture...) relative à votre contrat, gesprojet propose automatiquement un numéro d'engagement. Le numéro "L06.185" pourra par exemple être intreprété de la façon suivante
1. "L" signifie lettre de commande. "M" signifierait Marché et "F", facture
2. "06" signifie qu'il s'agit d'un engagement pris en 2006
3. "185" correspond au numéro automatique incrémenté par gesprojet pour tout nouvel engagement créé.
Ce numéro peut être modifié si besoin, dans le cas où vous disposez déjà d'une procédure de numérotation en interne pour vos engagements.
Créer la facture correspondantes
Lorsque vous cochez "Lettre de commande" ou "Facture", vous pouvez choisir de créer la facture liée à un engagement en même temps que cet engagement. Il est aussi possible de créer en même temps un éventuel règlement associé. Pour cela :
1. Après avoir sélectionné la nature de l'engagement (commande ou facture)
2. Cochez la case "créer la facture correspondante"
3. Cochez la case "déjà soldé" si le règlement a déjà été fait
4. Indiquez dans le pavé des dates, à droite de la fenêtre, la date de facture et la date éventuelle du règlement. Indiquez également la référence de facture dans le champ situé à droite du n° d'engagement.
5. allez dans le module FACture, cliquez droit, choisir "tout afficher", et vérifiez que votre facture a bien été créée telle que vous le souhaitiez.
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Les dates d'engagement
Déifinition pour gesprojet des dates contractuelles liées à un engagement, en général, et à un marché, en particulier.
Date de signature
Date contractuelle d'engagement des deux partis, prestataire et client. Il s'agit donc de la date de signature du contrat.
Date de notification
Il s'agit de la date à laquelle le maître d'ouvrage signifie à son prestataire qu'il est d'accord sur le marché.
Date de fin prévisionnelle
Fait référence aux prévisions du prestataire l'engageant à remplir son contrat dans les délais impartis et notifiés par son planning prévisionnel, et contractuel.
Mois Mo
Correspond au mois de référence indiqué dans le CCAP qui servira de base au calcul d'éventuelles révisions ou actualisations de prix.
Réceptionné le
Il s'agit du point de départ de l'année de parfait achèvement et du début des garanties décennales...
Décompte général et définitif notifié le
Correspond à la date de notification du DGD, c'est-à-dire de solde financier du marché, exception faite du non remboursement éventuel de la garantie prélevée si le parfait achèvement des travaux n'est pas validé.
Date début de consultation
Fait référence à la date d'envoi de l'appel d'offre, lors du processus d'attribution d'un marché.
Date fin de consultation
Fait référence à la date limite de réception des réponses, lors du processus d'appel d'offres avant l'attribution de son marché.
Date choix
Fait référence à la date où l'appelant fait le choix de son prestataire.
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Champ Taux RG (retenue de garantie et caution)
Le champ Taux RG et le bouton caution/montant cautionné dans gesprojet
Dans le champ Taux RG, indiquer le montant du pourcentage retenu pour garantie et le cas échéant, s'il s'agit d'une caution bancaire, cocher la case au dessous du montant de ce taux. Deux champs doivent alors apparaître contenant d'un côté le montant cautionné (ou soumis à caution) et de l'autre celui de la dite caution. 
1. Saisir le pourcentage contractuel de la garantie
2. Cocher caution si cette garantie est gérée sous la forme d'une caution bancaire et indiquer le montant cautionné (ou soumis à caution) : en général, il s'agit de la totalité du montant engagé TTC
3. A dépassement de la garantie gérée par la caution, dans le cas par exemple où un avenant a été passé sur le marché, gesprojet prélevera automatiquement une RG sur le facturé TTC résiduel afin d'avoir sous garantie un montant égal à 5% du montant TTC facturé au titre des prestations. (ceci constitue qui plus est une alerte pour indiquer en ce cas au prestataire qu'il est nécessaire de mettre à jour le montant sous caution.)
Remarque
Il est impossible de cocher la case Caution si le % contractuel de la garantie n'a pas été spécifiée dans le champ "Taux RG"
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La gestion des co-traitants et des sous-traitants dans gesprojet
Mise à jour : v. 292
Lors du rattachement d'un sous traitant ou d'un co-traitant, il est maintenant possible de sélectionner les engagements créées depuis 1 jour, 1semaine, 1 mois, 1 trimestre, 1 an à l'aide d'un menu déroulant.
Mise à jour : v. 292
Vous pouvez désormais gérer les sous traitants et co-traitants dépendants sur plusieurs rang à l'aide du détail. Le seul impératif étant que tous les sous-traitants et co-traitants soient saisis avec le détail (ce n'est toutefois pas obligatoire au dernier rang).
1. La première chose à faire est de créer l’engagement du mandataire ou du titulaire principal comme s’il s’agissait d’un marché simple. La seule petite nuance concerne le montant initial HT qui doit correspondre à la part du montant du marché dont le titulaire sera responsable devant vous. En l’occurrence, il est responsable de sa part à lui et de celle de ses sous-traitants.
2.
a. Si vous ne souhaitez pas saisir de détail (bouton "Détails" décrit dans les rubriques dédiées) pour le marché que vous devez saisir, saisissez donc le montant dont le titulaire principal (ou le mandataire) est responsable directement dans le champ  validez votre fiche en cliquant sur le bouton rond, puis passez à l’étape suivante pour saisir les co et les sous-traitants concernés par le marché.
b. Si vous souhaitez gérer le détail des prestations du marché, cliquez sur l’onglet détail et saisissez la globalité du détail des prestations du titulaire, de ses sous-traitants et de ses co-traitants ne faisant pas l’objet d’une facturation indépendante.
c. Que signifie le terme facturation indépendante? Elle ne concerne que les co-traitants et, plus spécifiquement, tous ceux qui vous ont communiqué le détail de leurs prestations. En général, lors de la facturation, vous recevrez alors le détail des prestations facturées par le mandataire ou titulaire principal en son nom et au nom de ses co ou sous-traitants tous concernés par ce détail. Vous recevrez aussi le détail des prestations facturées par le co-traitant qui aura préalablement communiqué le détail de ces prestations au niveau du marché. Dans le détail des prestations contractuelles du titulaire ou mandataire du marché, vous ne devez alors saisir que la partie liée à ses propres prestations, à celles de ses sous-traitants et à celles de ses co-traitant n’ayant pas communiqué au préalable leurs prestations indépendantes et détaillées. Pour saisir ce détail, reportez vous à la rubrique intitulée "la saisie du détail du côté des marchés" en raisonnant de façon cumulée (titulaire + sous-traitant + co-traitant sans facturation indépendante).
4. Pour créer les engagements des co-traitants et des sous-traitants impliqués sur le marché, vous devez tout d’abord créer un engagement supplémentaire en cliquant sur le bouton habituel de création des enregistrements. Indiquez la raison sociale du sous-traitant ou du co-traitant, l’objet de cet engagement et la part qui lui a été attribuée dans le champ “Montant initial HT”. S'il s’agit d’un co-traitant qui a fourni le détail de ses prestations, vous devrez le saisir dans le bouton “Détails” de cet engagement de la même façon que pour un marché simple.
5. Cliquez ensuite sur la case associée à sa nature juridique : co ou sous-traitant. Sélectionnez le titulaire principal ou mandataire du marché dans la liste des engagements qui vous sont proposés et qui correspondent à l’ensemble des engagements créés dans le module engagement de cette opération.
a. Si il s’agit d’un sous-traitant ou d’un co-traitant n’ayant pas communiqué le détail de ses prestations, vous pouvez valider en cliquant sur le rond de la fiche de sélection du titulaire principal ou mandataire du marché. En ce cas, vous n’avez plus qu’à vérifier tous les éléments qui ont été récupérés de la fiche marché du mandataire ou titulaire principal, c’est-à-dire son imputation budgétaire, son n° d’engagement, sa passation, son taux de TVA, toutes les dates, il ne vous reste plus qu’à valider la saisie de la fiche en cliquant sur le rond.
c. Si il s’agit d’un co-traitant ayant communiqué le détail de ses prestations, et pour lequel vous souhaitez suivre ce détail, cliquez sur la case “Facturation co-traitant indépendante”
située tout en haut de la fiche de sélection du titulaire principal ou mandataire du marché. En ce cas, vérifiez les éléments récupérés de la fiche marché du mandataire ou titulaire principal, puis saisissez le détail des prestations communiqués par le fournisseur dans l’onglet “Détail” de sa fiche marché. Validez votre fiche en cliquant sur le rond.
note : quand vous entrez le détail, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton générer afin de valider.
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La gestion des avances
Mise à jour v288 :
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Il est désormais possible de gérer le pourcentage d'avance dans Gesprojet et de saisir celui-ci au niveau de l'engagement.
Dans gesprojet, tout ce que vous avez à faire est de cocher la case "Avance forfaitaire" puis d'indiquer si besoin la plage de résorption de l'avance forfataire (en général 65% 80%), ce qui veut dire que pendant cette tranche (ou période) d'exécution le founisseur remboursera l'avance qui lui aura été versée en début du chantier (en travaillant "gratuitement").
Au moment du paiement du premier acompte, gesprojet va considérer que celui-ci correspond au versement de l'avance forfaitaire puisque c'est la règle. Si jamais la première facture présentée par le fournisseur ne correspond pas à l'avance forfaitaire, vous n'êtes plus tenu de lui verser d'avance.
Par ailleurs, tout au long de la vie du chantier, gesprojet résorbera l'avance automatiquement en fonction des % d'avancement (correspondant à la période de remboursement) qui sont spécifiés dans l'engagement (en général 65-80%).
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Visualisation des fiches de synthèse par engagement
Dans le module "engagement", après avoir sélectionné l'engagement qui nous intéresse, cliquer droit et choisir "visualiser synthèse engagement". Vous pouvez aussi accéder à cet état de restitution en sélectionnant l'engagement puis en cliquant sur le bouton 
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La gestion des avenants
Si un marché fait l'objet d'un avenant ou de tout autre acte modificatif (ex : OS de "Travaux supplémentaires"), il faut bien entendu saisir cette information dans gesprojet pour mettre à jour le montant engagé. Pour cela,
1. Aller dans le module "Engagement". Double-cliquer sur l'engagement "modifié"
2. Cliquer alors en bas à gauche sur le bouton
3. Et saisir les données relatives à l'avenant (ou autre acte modificatif) en question
a. saisir la date de la modification
b. le montant HT de la modification
c. l'objet de la modification
d. d'éventuels commentaires
e. le n° d'avenant si c'est un avenant
4. Vous pouvez par la suite revenir sur un avenant ou une modification, pour le modifier en retournant sur l'engagement et en cliquant sur le bouton
5. Vous pouvez également consulter la liste des avenants saisis sur un marché en cliquant sur le bouton 
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Les révisions du côté des marchés
Si un marché est révisable ou actualisable
1. Dans la fiche de l'engagement correspondant, cliquer sur le bouton "révisable", et indiquer le taux de la partie fixe dans la formule de révisions précisée dans le CCAP (dans le cas d'une actualisation de prix, mettre "0" en partie fixe).
2. Le fait de cocher "révisable" dans un engagement donne accès, dans le module facture, à un onglet supplémentaire intitulé "Révisions" qu'on peut faire apparaître en cliquant sur le bouton "Révision"
3. Dans la partie de droite de la fiche de l'engagement, indiquer le "Mois mo" qui servira de mois de référence au calcul des révisions et des actualisations (ce mois doit figurer également dans la CCAP)
4. Cliquer sur l'onglet "Révision", et appuyer sur le bouton "Ajouter un indice", afin de spécifier sur la base de quels indices seront calculées les révisions de prix.
5. Quand on ajoute un indice, il faut indiquer
a. sa valeur, au mois m0
b. sa pondération dans la formule de calcul des révisions de prix (différente de 1 uniquement si la formule fait référence à plusieurs indices)
7. Une fois que tous ces éléments ont bien été saisis dans la fiche marché, il faut dorénavant gérer les révisions de prix au niveau des factures, en contrôlant les révisions qui vous sont facturées à chaque situation de travaux, et en les saisissant dans le champ intitulé "Révision HT"
Remarque : il est possible de télécharger les valeurs des indices TP, BT et ING sur le site ftp.gesprojet.com. Pour cela, se reporter à l'article "la gestion des indices" du chapitre "Paramétrage, astuce et généralités"
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La gestion des nantissements
"Le nantissement est un contrat par lequel un débiteur remet une chose à son créancier pour sûreté de la dette."
En général, l'organisme chargé de recouvrer la dette ouvrira un compte en banque sur lequel seront déposées les fonds perçus au titre de ce nantissement.
Pour gérer un nantissement dans gesprojet :
1. Dans l'engagement nanti, cocher "Nantissement"
2. Indiquer le montant nanti
3. Et dans le cadre de droite (de l'onglet RIB), le nom du tiers nanti (chargé de recouvrer la dette).
4. Ainsi, toutes les factures saisies sur ce marché feront l'objet d'alerte tout au long de leur suivi dans gesprojet (dans SYN - par exemple, la ligne du nantissement sera en vert)
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Recopier un engagement d'un projet vers un autre projet, en supprimant ou non l'original
Il est possible dans gesprojet de dupliquer un engagement d'une opération vers une autre, en supprimant ou non l'original. Pour cela :
1. Dans la première opération, sélectionner la ligne concernée
2. Cliquer sur 
3. Sélectionner l'opération dans laquelle vous souhaitez dupliquer cet engagement, indiquer l'imputation budgétaire de cet engagement.
4. Et choisir le mode de duplication qui vous intéresse : Supprimer ou non l'original, Dupliquer ou non les factures et les réglements...
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Créer et régler une facture directement depuis l'engagement
Dans le cas d'un engagement créé pour saisir une facture isolée et déjà soldée, et dans ce cas seulement, il est possible, lors de la création de cet engagement, ou même après :
1. De créer la facture correspondante directement lors de la création de cet engagement (en cliquant sur facture puis sur "Créer la facture correspondante").
2.a/ gesprojet vous demande de saisir un numéro de bordereau. Laissez gesprojet gérer ce numéro tout seul sauf si vous numérotez cet élément à la main.
2.b/ Et si vous souhaitez en même temps créer le réglement correspondant, cliquer sur la case "Déjà soldée" et dans ce cas indiquez la date de règlement dans l'encadré de droite où sont saisies les dates.
3. Vous devrez aussi renseigner la date de la facture dans la fenêtre située tout à droite.
4. Indiquer une référence de facture dans le champ Cette référence est précisée sur la facture que vous devez saisir.
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Le bouton solder
Ce bouton, qu'on retrouve dans tous les modules de gestion financière, permet dans le module "Engagement" de solder un engagement en fonction du montant facturé HT, en créant une modification HT du montant de la différence entre l'Engagé HT et le Facturé HT constaté sur cet engagement.
Après avoir cliqué sur ce bouton, vous pouvez aller consulter les modifications en cliquant par exemple sur le bouton
Vous pourrez visualiser la façon dont gesprojet a créé sa modification, cf image ci-dessous. 
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Trouver les engagements prévisionnels dans la liste des engagements
prologiq a fait le choix de ne pas afficher les engagements prévisionnels dans la liste des engagements du projet car les montants correspondants ne sont pas encore réellement engagés. Pour afficher les engagements prévisionnels, il faut cliquer sur le bouton 
N'apparaîtront alors que les engagements prévisionnels. Vous pouvez les ouvrir et les consulter comme n'importe quel engagement. Le jour où ces engagements sont vraiment contractés, il suffit de venir décocher la case "Prévisionnel" dans la ou les fiches correspondantes.
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La gestion d'un lot dans les engagements
En plus de la notion de lot qui existait déjà dans le détail des engagements, gesprojet permet maintenant d'affecter la totalité d'un engagement de dépenses au lot qui lui a été attribué sur le plan opérationnel. Pour cela, il vous suffit d'indiquer le nom ou n° du lot dans la case intitulée "Lot", à droite de l'objet de cet engagement. Ex : Mettre A s'il s'agit du lot A, ou 12 s'il s'agit du lot 12.
Cette affectation permet ensuite :
1. de sélectionner plus efficacement toutes les dépenses affectées à un lot.
2. d'éditer des états de restitution (personnalisés ou en liste) en triant les dépenses par lot et en faisant des sous-totaux sur la base de cette notion.
Pour accéder très simplement à cette information dans la liste des engagements, il vous faut maintenir enfoncé la touche "Maj" tout en cliquant sur la case "Code budget" située en bas à droite du module de gestion des engagements. L'information saisie dans la case "Lot" apparaîtra dans la colonne de gauche de votre liste et vous pourrez trier tous vos engagements en fonction de leur lot d'affectation puis éditer la liste, avec ou sans sous-totaux sur les lots, en cliquant comme d'habitude sur le deuxième bouton en partant de la gauche dans la barre d'outil du module.
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Dupliquer un détail dans les engagements
Pour dupliquer un détail lié à un engagement, (et le cas échéant dupliquer quantités et montants du détail)
1. Allez dans l'onglet "Détail" de votre engagement
2. Cliquez sur le bouton 
3. Sélectionnez l'engagement dont vous souhaitez dupliquer le détail et validez.
4.
a. Pour dupliquer un détail en fonction de l'activité du fournisseur, maintenir la touche MAJ enfoncée tout en cliquant sur le bouton "Dupliquer".
b. Vous pouvez également choisir de dupliquer montants et quantités. Pour cela, il faut maintenir enfoncée la touche ALT au moment de cliquer sur le bouton "Dupliquer".
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Renuméroter les acomptes en fonction des dates d'exécution et insérer des acomptes
La fonction de renumérotation des acomptes peut avoir plusieurs usages. Elle peut permettre
1. de renuméroter simplement les acomptes s'ils ont été saisis dans le désordre
2. de supprimer un acompte erronné en le datant de façon à ce que ce soit le dernier
3. d'insérer un acompte que l'on a oublié de saisir
Pour renuméroter ses acomptes en fonction des dates d'exécution saisies dans chaque acompte, il faut
1. Vérifier les dates de facture de tous les acomptes
2. Aller dans le module "Engagement"
3. Cliquer sur le bouton "Renuméroter"
Attention : Il vaut mieux éviter la renumérotation de situations lorsque l'on se trouve sur un marché avec des sous/co traitants.
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Les engagements prévisionnels dans gesprojet
Il est possible depuis la version 265 de gesprojet de gérer des engagements prévisionnels. Cette notion est adaptée aux contrats qu'on est sûr de signer sans les avoir déjà signés. Pour créer un engagement prévisionnel dans gesprojet, il faut :
1. Créer un engagement dans le module "Engagement" de gesprojet
2. Renseigner la fiche de l'engagement comme à l'accoutumée, en indiquant une date de signature prévisionnelle pour l'engagement.
3. Cocher la case "Prévisionnel" dans la fiche de l'engagement.
4. Toujours dans le module "Engagement", vous pouvez visualiser tous vos engagements prévisionnels en cochant la case "Eng. prévus" située en bas à droite de la fenêtre.
De façon plus générale,
a. si cette case est cochée, gesprojet affichera la liste de vos engagements prévisionnels, et seulement ceux-là
b. si la case n'est pas cochée, gesprojet affichera la liste des engagements définitifs, ceux des contrats réellement passés.
5. Dans le module "Budget", vous pourrez avoir accès à une colonne intitulée "Engagé prévu TTC" ci-dessous en utilisant le bouton qui permet de passer d'un mode d'affichage à l'autre
Cette colonne n'apparaît que si on a saisi des engagements prévisionnels.
6. Il vous est aussi possible, toujours dans le module "Budget" d'imprimer un bilan qui prendra en compte cette notion d'engagement prévisionnel. (Voir la rubrique intitulée "l'édition des nouveaux bilans dans gesprojet")
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Les cases Imprimer situation, Avec état navette, Détails sans sous-totaux
Lors de la création ou de la consultation d'une fiche d'engagement, un certain nombre d'options sont à cocher en bas à gauche de ce formulaire. 
Le fait de cocher ou non ces cases correspond à des options d'impression du bouton 
situé dans la fiche de chaque facture attachée au marché.
a. La case "imprimer situation" permet d'éditer ou non la situation de travaux de la facture dont on édite la fiche récapitulative. Elle permet également d'obtenir un état d'avancement d'éventuelles prestations détaillées saisies au niveau du détail.
b. La case "détails sans sous-totaux" permet d'imprimer cet état détaillé avec ou sans les sous-totaux par lot saisi au niveau du détail.
c. La case "avec synthèse engagement" permet d'imprimer également la fiche de synthèse du marché, ou de la commande, en question.
d. La case "avec état navette" permet d'imprimer ou non un état récapitulatif à compléter par le fournisseur pour indiquer l'avancement des prestations fournies.
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Gérer de façon indépendante le détail d'un co-traitant
Je souhaite détailler la saisie d'un engagement et donc utiliser le bouton
Or mon engagement a été passé auprès d'un groupement. Je sais saisir le détail d'un marché "normal" (avec un seul tiers) : dans le cas contraire, se reporter à la rubrique intitulé "L'utilisation du bouton détail"
1. Dans un premier temps, je saisis ce détail.
2.
a. Si le co-traitant fait l'objet d'une facturation indépendante. Au moment de créer mon engagement, et de sélectionner le mandataire, je dois décocher la case "Facturation co-traitant indépendante".
Il suffit ensuite d'aller renseigner le détail du marché propre au co-traitant comme on l'a fait pour celui du mandataire.
b. Si le co-traitant ne fait pas l'objet d'une facturation indépendante, je n'ai pas à saisir le détail de son engagement.
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La gestion du détail dans les engagements
1. Si le marché signé est détaillé en plusieurs prestations correspondant en général à des phases de réalisation, vous pouvez saisir dans gesprojet ce détail. En ce cas, vous n’avez pas à indiquer de montant initial HT dans le champ correspondant mais vous devez cliquer sur le bouton
2.
a. Une nouvelle fiche s’ouvre à laquelle vous devrez indiquer le détail de votre commande. Une commande détaillée est un ensemble d’articles ou de phases, de quantités et de montants. Pour saisir ses articles ou ses phases, cliquez sur le bouton “Ajouter ligne” autant de fois que vous avez d’articles ou de phases à saisir (faîtes attention aux numéros de ligne, le mieux est d’en créer une de plus puis de la supprimer pour pouvoir saisir ses articles un par un, et dans l’ordre).
b. Si d’autres marchés ou commandes ont déjà été détaillés, vous pouvez dupliquer leur modèle de détail (cest-à-dire les lots et libellés d’articles et vous pouvez également dupliquer montants et quantités en utilisant la touche ALT).
c. Une autre option vous permet de dupliquer le détail d’un marché ou d’une commande concernant un tiers de même activité en utilisant la touche MAJ : l’objectif est alors de réduire la liste des détails que gesprojet propose au moment de la duplication.
3. Pour chacun ou chacune d’entre eux, vous devrez indiquer un nom ou n° de lot si le détail des prestations signées sont regroupées par ensemble de phases. Ex : dans le cas du détail d’un engagement de rémunération, il est possible que ce détail soit découpé en deux lots “Etudes” et “Travaux”, eux-mêmes découpées en sous-phase. Il faudra saisir autant de lignes qu’il y a de sous-phases.
Lorsqu’il s’agit de phases, la colonne Q pour quantité sera toujours égale à 1. Lorsqu’il s’agit d’articles, vous pouvez saisir la quantité d'articles commandés ainsi que le prix unitaire de chacun. La colonne “Prix U.” correspond à ce prix unitaire. La colonne “Engagé HT” au produit du prix unitaire par la quantité d’unités et le total indiqué en bas de la colonne au total engagé HT du détail saisi. La colonne intitulée G où figurent des cases à cocher permet de faire figurer certains articles en gras lors des éditions ultérieures liées à ce détail.
4. Une fois que vous avez saisi l’ensemble des articles ou des phases et que le montant indiqué en bas de la colonne total HT correspond bien au montant initial HT du marché ou de la commande, vous devez cliquer sur
gesprojet reporte alors automatiquement le total HT du détail saisi dans la case “Engagé initial HT” de la fiche de l'engagement.
5. Vérifier les montants (HT, TVA, TTC,...). Compléter la fiche de l'engagement (imputation budget, objet, dates...) et valider votre saisie.
Il reste maintenant à saisir le détail facturé en fonction de l'avancement des prestations à fournir.
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Calcul de la TVA dans l'engagement
Dans la partie engagement, la TVA est calculée selon le modèle suivant :
TVA_Engagée = TVA_Facturée + (Taux_TVA x Restant_à_Facturer)
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Nouvelles possibilités de recherches
Dans le module « Engagement » vous aurez la possibilité grâce à la liste déroulante se trouvant en bas de la page à gauche, de rechercher les engagements figés, les engagements figés par, les engagements avec RG cautionnées, les engagements soldés, les engagements avec avance forfaitaire les engagements avec une avance forfaitaire résorbée.
Toutes ces options se trouvent dans la liste déroulante en bas de page à gauche.
Si vous voulez afficher les engagements figés par une personne, sélectionnez l’option ‘figé par’ dans la liste déroulante, une boite de dialogue s’ouvre, entrez les initiales de la personne et validez, ainsi vous avez la liste des engagements figés par cette personne.
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Supprimer toutes les lignes d'un détail
Si vous souhaitez supprimer toutes les lignes d’un détail (engagements, modifications et recettes), maintenez la touche ‘MAJ’ enfoncée et cliquez sur le bouton « Supprimer ligne », cette action supprimera toutes les lignes de ce détail.
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Sélection des engagements qui figurent ou non dans le bilan de l'opération
Vous pouvez sélectionner les lignes qui figurent ou non dans le bilan, cette option s’applique aux modules Engagements, Factures et Recettes.
Dans la liste déroulante en bas de chaque page vous avez la possibilité de trier les lignes des engagements, factures et recettes en affichant celles qui figurent ou non dans le bilan de l’opération sélectionnée.
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Afficher la liste des engagements avec une retenue de garantie non libérée
Pour afficher les engagements avec une retenue de garantie qui n’a pas encore été libérée, allez dans le module Engagements, dans la liste déroulante en bas de page, sélectionnez « Engagements non soldés », vous aurez la liste de tous les engagements non soldés et les engagements avec une retenue de garantie non libérée.
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Créer des engagements prévisionnels
Si l’on veut créer un ou des engagements prévisionnels, il suffit d’aller dans le module gestion des engagements, cocher la case “eng. prévus” qui se trouve en bas au centre de la fenêtre et de suivre les étapes de création de nouveaux engagements.
Les engagements crées seront par défaut des engagements prévisionnels.
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Affichage de la part prévisionnelle des engagements
Dorénavant, dans le module de gestion des engagements, lorsque l’on clique sur l’option “Eng. prévus”, qui se trouve en bas au centre de la fenêtre, Gesprojet n’affichera que la part prévisionnelle des engagements.
Si l’on souhaite afficher le cumul de l’engagé réel et le ou les avenants prévisionnels, il faut maintenir la touche “Alt” appuyée, en cliquer sur l’option “Eng. prévus”.
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Accès aux avenants
Allez dans le module de gestion des engagements, sélectionnez le ou les engagements qui contiennent les modifications que vous souhaitez afficher, faites un clic droit et sélectionnez l’option « Afficher modifications ».
Si vous souhaitez affichez toutes les modifications il suffit de se placer dans le module Engagements de Gesprojet, faites ensuite un clic droit et sélectionnez « Afficher modifications », vous aurez ainsi la liste des modifications de tous les marchés.
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Accès au module documents à partir des avenants
Il est possible d’accéder au module de gestion documentaire à partir du module de gestion des modifications (Avenants de marchés).
Il faut bien sûr être titulaire d’une licence permettant d’avoir ce module complémentaire.
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Possibilité de rattacher un engagement et des tâches du planning
Vous avez la possibilité de rattacher un engagement à une ligne de la gestion des plannings.
Pour le faire placez vous dans le module de gestion des plannings, sélectionnez une ligne, puis faites un clic droit et choisissez l’option « Lier engagement ».
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Modifier le statut prévisionnel d'un engagement
Pour pouvoir modifier le statut prévisionnel de l'engagement il faut soit qu'il n'y ait aucune facture de rattaché à cet engagement, soit que toutes les factures rattachées à l'engagement soient cochées comme prévisionnelles.
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Empêcher la modification d'un engagement
Vous disposez dans l'engagement d'une case à option "figer". Cette case empêche les modifications de l'engagement. Pour pouvoir modifier l'engagement, seuls l'utilisateur qui a coché "figer", un utilisateur "gestion avec rib" coché transversal, un administrateur de Gesprojet peuvent décocher cette case.
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Créer une modification dans l'engagement avec synchronisation du détail
Désormais, lorsque l'on créée une modification dans l'engagement, et que l'on clique sur le nouveau bouton "synchro. détail", Gesprojet actualise la première ligne du détail pour que la somme du détail soit égale au total engagé.
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Créer automatiquement une ligne de détail du montant total de l'engagement ou d'une modification
Mise à jour 319
Même procédure pour la création d'une modification
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Dans les engagements, pour créer automatiquement une ligne de détail reprenant le montant total et ayant pour libellé l'objet de l'engagement, il vous suffit de remplir le montant et l'objet puis de cliquer en maintenant la touche "shift" enfoncée sur le bouton "détail".
Si une ligne existe déjà gesprojet l'actualise pour que la somme du détail soit égale au total engagé.
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Activer la possibilité de dépasser un engagement
En gestion du détail, Gesprojet empêche le dépassement d'un engagement lors de la saisie de facture.
Cependant, vous pouvez activer l'option "prix unitaire" dans la fiche de saisie d'engagement :
Cette option permet, lors de la saisie de l'avancement à la création de la facture, de dépasser les quantités engagées pour le marché. Gesprojet conserve toutefois un message afin d'alerter l'utilisateur sur ce dépassement.
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Récupérer les variables d'un projet dans le détail
Il est maintenant possible de récupérer les variables d'un projet dans le détail d'un engagement. Il faut pour cela, dans le détail de l'engagement, maintenir la touche ctrl (pomme / cmd sous mac) enfoncée en cliquant sur le bouton ajouter.
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Afficher le solde HT disponible sur l'engagement
En cochant l'option "Codes budgets / Solde / Afficher en clair, cela vous permet d'afficher la colonne Solde HT qui indique le solde disponible sur l'engagement.
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Saisir un délai de paiement attaché à un engagement
Il est désormais possible de saisir un délai de paiement pour un engagement crée.
Dans l'onglet "RIB", indiquer le nombre de jour dans la case "délai de paiement".
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Création des zones commentaires 2 et 3
Dans la fiche engagement, deux autres zones de commentaires (2 et 3) ont été créées afin de pouvoir y insérer des informations complémentaires, celles-ci apparaissent dans la fiche de synthèse.
Le commentaire 2 peut être utilisé afin d'indiquer une adresse qui servira à l'édition de lettre chèque ou de lettre d'information de virement.
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TTC forcé
Vous avez la possibilité de cocher la case "TTC forcé" dans l'engagement qui empêche que le TTC d'un engagement se recalcule en fonction de la TVA.
Note : cette fonction est principalement utilisée dans le cadre d'une récupération de données et ne devrait pas être utilisée en fonctionnement normal.
Si vous pensez que vous en avez besoin en fonctionnement normal, c'est certainement qu'il y a une erreur sur votre marché.
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Supprimer certaines lignes de détail
[Alt] ou [Cmd] ou [Ctrl] + clic sur bouton supprimer dans la fenêtre de saisie du détail de l'engagement permet de ne supprimer que les lignes de détail dont la case "Gr" est sélectionnée.
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