DOCUMENTAIRE
Accéder au module documentaire de gesprojet
Pour accéder au module documentaire de gesprojet, il faut avant tout avoir acheté le module. Si c'est le cas, il vous suffit, dans n'importe lequel des modules de gesprojet ( ,  ,  ...) :
1. de cliquer droit sur une ligne quelconque d'un module quelconque
2. puis de cliquer sur Document (situé au dessus de créer un enregistrement)
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Créer un modèle de document
Une fois que l'on a accédé au module documentaire de gesprojet :
1. Une fenêtre intitulée "gestion de documents" apparaitra :
2. Vous devrez alors cliquer sur la case à options intitulée "liste des modèles"
3. Il suffit alors de "créer un enregistrement", comme dans tous les modules (ctrl N ou 4ème bouton en partant de la gauche.
4. Une interface d'outil bureautique s'ouvre. Vous devez donner un titre à ce modèle et le décrire.
5. Puis vous n'avez qu'à rédiger votre modèle comme vous l'entendez, et le cas échéant, vous avez la possibilité de faire du copier/coller depuis un document WORD qui vous servait jusqu'alors de modèle.
6. Tout l'intérêt de l'interface documentaire tient maintenant au fait que vous pouvez incorporer dans vos modèles ou dans vos documents des champs directement issus de la base de données gesprojet. (Pour ce faire, se reporter à la section : "incorporer des champs dans vos modèles ou dans vos documents).
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Créer un document - Lier un document à une écriture de gesprojet
Mise à jour v.288
Depuis la version 288, vous pouvez saisir une date pour vos documents. Auparavant la seule date qui prévalait était une date système, date à laquelle vous élaboriez le document dans Gesprojet.
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Vous voulez attacher à une écriture un document, établi ou non depuis un modèle de la base des modèles que vous avez créé dans gesprojet.
1.Il vous suffit pour cela de sélectionner votre écriture
2.de cliquer droit sur cette écriture, de sélectionner "Documents". Vous accédez alors au module documentaire.
3. Mais au lieu de cliquer sur "liste des modèles", vous devez cliquer sur "Ensemble des documents de la sélection du module" dans lequel vous vous trouviez.
4. Vous créez alors un enregistrement (ctrl + N), auquel vous devez donner un titre et une description
5. puis vous allez chercher dans le menu déroulant situé en haut à droite du module
le modèle dont vous désirez vous servir pour éditer votre document.
6. Le modèle est chargé et vous pouvez le modifier comme il vous plaira, avant de valider pour achever la création du document.
7. Pour l'imprimer, tout se passe comme dans WORD. Fichier/Imprimer.
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Lier un document externe à une écriture de gesprojet
Mise à jour v.288
Depuis la version 288, vous pouvez saisir une date pour vos documents. Auparavant la seule date qui prévalait était une date système, date à laquelle vous élaboriez le document dans Gesprojet.
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Pour attacher un document externe à une écriture de gesprojet.
Ex :
a. La convention à une opération, dans le module synthèse.
b. Un plan de trésorerie à une opération, dans le module synthèse
c. Un CCAP à un marché, dans le module engagement...
Pour ce faire :
1. Sélectionner l'écriture à laquelle vous désirez lier un document externe
2. Cliquer droit puis sur "documents" pour accéder au module documentaire.
3. Une case à option intitulée "document externe" apparaît en haut à gauche de votre fenêtre. Vous la cochez.
4. Il vous reste à cliquer sur "ouvrir" afin d'aller sélectionner le document externe que vous voulez lier à l'écriture. Et valider.
5. Pour le visualiser, accéder de nouveau au module documentaire depuis l'écriture en question (par le clic droit) et ouvrir le document externe.
6. Pour l'imprimer, tout se passe comme dans WORD. Fichier/Imprimer.
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Incorporer des champs dans vos modèles ou dans vos documents
Il est possible dans le module documentaire de faire appel aux champs de gesprojet. Nous allons présenter cette fonctionnalité sur la base d'un exemple.
1. Vous désirez éditer vos situations de paiement depuis gesprojet.
2. Vous désirez pour ce faire créer un modèle de document (se reporter à la rubrique en question)
3. Lors de la création de ce modèle, après avoir ouvert la gestion documentaire depuis le module Recettes, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris pour faire appel aux champs de gesprojet. Dans notre exemple, il peut s'agir des champs du module recettes, et plus précisément du montant TTC de la situation de paiement d'une vente en état de futur achèvement.
4. Lorsque vous cliquez droit sur la fenêtre d'interface bureautique (cf ci-dessous)
de la gestion documentaire, vous voyez apparaître l'ensemble des tables de la base de données.
5. Aller jusqu'au menu de la table Recettes. Tous les champs apparaissent. Choisir par exemple le champ intitulé "Recette TTC".
6. Il y a dans cette interface un bouton situé sous le menu intitulé couleur  , un bouton qui permet d'afficher alternativement l'intitulé générique des champs et leur valeur. Ce bouton vous permettra de savoir si vous avez sélectionné le champ voulu.
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Numéro d'opération dans un document du module adresse
Gesprojet permet d'inclure un numéro d'opération lors du rattachement d'un document dans le module adresses (ADR).
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Transformer un document en modèle
Gesprojet permet à un administrateur de transformer un document en modèle grâce à un simple clic sur l'option "modèle".
pour ce faire, il suffit d'aller dans le module documentaire (clic droit / document) et de double cliquer sur le document à transformer. Il suffit ensuite de cocher l'option "modèle" et de valider.
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Référence document et numéro de projet
Gesprojet permet d'identifier un document de manière unique grâce à un numéro qu'il attribue automatiquement à la création de celui-ci. Il est également possible de faire des recherches et des tris sur cette "référence document" ainsi que sur le numéro de projet.
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