Il convient de chercher une méthodologie dans la gestion des dates en prenant en compte les principes d'enregistrements comptables et ceux relevant du système de gestion.
Pour faciliter la saisie et le contrôle, particulièrement en ce qui concerne l'affectation des dépenses pour chaque exercice (Décembre N ou 1er trimestre N+1), toutes les factures arrivant dans une société sont visées et le millésime porté sur la pièce.
Pour ADEXI, par exemple, la date de comptabilisation est la " date de facture ". La " date d'exécution ", si elle ne relève pas du même millésime que celui de la " date de facture " (exécution : N et date de la facture : N+1), la régularisation est faite dans le cadre des écritures d'inventaire.
gesprojet prend directement en compte la date d'exécution afin d'affecter la dépense sur le bon millésime. Lors de l'export comptable des dépenses, la date retenue par gesprojet sera celle de la date d'exécution et non celle de la facture.
Il parait en effet difficile de modifier le paramétrage de l'export comptable tout en garantissant l'efficience du système de gestion qui demeure un objectif essentiel pour les SEM. A ce titre, les tris opérés sur les dépenses dans gesprojet s'effectuent sur la base des dates d'exécution et non sur les dates de facture.
En conséquence, il conviendrait lors de l'enregistrement comptable de modifier la date de comptabilisation (date de facture en lieu et place de la date d'exécution). A noter que le bordereau mentionne bien les trois dates (exécution, réception et date de facture). Il peut être convenu d'ajouter un commentaire afin de bien identifier les factures faisant l'objet d'une modification de date. Cette solution permet en effet de gérer une quantité de factures relativement faible lors du passage d'un exercice à l'autre.
Merci à Josette MIFFLET (de Plaine commune développement) pour la rédaction du présent document.
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