Lors de l'export comptable, la date de règlement se positionne par défaut au 15 du mois m+1.
Des problèmes demeurent en ce qui concerne les échéances d'emprunt dont la date est comprise entre la fin du mois M et le 20 du mois M+1. Afin d'éviter tout retard induisant des pénalités, ces échéances sont normalement prévues à la séance d'approvisionnement du mois M et comprises dans l'enveloppe d'autorisation correspondante.
Plusieurs cas peuvent ainsi être recensés :
- Le montant de l'échéance est prélevé sur le compte bancaire spécifique de l'établissement financier. Dans ce cas une lettre de demande de virement vers le compte correspondant est transmise à ADEXI. L'avis d'échéance pourra être régularisé en stock ultérieurement. Il reste cependant à régler le mode d'export en comptabilité, soit par un export spécifique en cours de mois, soit lors de la séance d'approvisionnement suivante en mentionnant la date de règlement figurant sur l'avis d'opération ou le relevé de compte de la banque.
- L'avis d'échéance est transmis suffisament tôt pour être pris en compte dans la séance d'approvisionnement du mois M. La date de règlement ne pourra être mentionnée "fin de mois". Il s'agira de bien indiquer la date effective de l'échéance lors de l'export comptable.
- L'avis d'échéance n'est pas reçu dans le délai requis pour la transmission des pièces. Le montant de l'échéance aura été prévu dans les dépenses à régler du mois M. Un export complémentaire semble alors inévitable dès la réception de l'avis d'échéance avec mention de la date effective de règlement et non "fin de mois".
Le même type de problème se pose en ce qui concerne les promesses ou les actes d'acquisition dont les dates ne peuvent être totalement réglées sur la séance d'approvisionnement. Cependant les chèques étant établis en SEM, la date de règlement est celle de la date de valeur du débit de la banque.
Il convient de déterminer le moment de l'export comptable :
- Soit immédiatement après la signature en même temps que la transmission de la pièce.
- Soit postérieurement à la transmission de la pièce après vérification de la date de valeur sur le relevé bancaire.
- Soit systématiquement lors de l'approvisionnement du mois M+1, date de valeur constatée ou non constatée.
Merci à Josette Mifflet, de plaine Commune Développement, pour la rédaction du présent document.
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