Trier les enregistrements et créer des ruptures
Une des fonctions les plus importantes de l’éditeur d’états personnalisés est sa capacité à trier les enregistrements de l’état. Le tri des enregistrements est très utile pour :
1. visualiser les enregistrements dans un ordre précis,
2. créer dans l’état des groupes d’enregistrements et des zones de rupture,
dans le but d’effectuer des calculs intermédiaires pour chaque groupe.
Pour plus d’informations sur les sous-totaux, reportez-vous au paragraphe
“Fixer les niveaux de rupture”.
Définir les tris
Une fois que vous avez défini les colonnes de votre état, vous pouvez fixer un ordre de tri. Vous spécifiez un tri sur une colonne en cochant l’option Triée dans la zone de paramétrage des colonnes, après avoir sélectionné la colonne, ou par simple glisser-déposer du nom d’un champ dans la liste de tri (dans ce second cas, une colonne est automatiquement ajoutée au modèle).
Par exemple, si vous souhaitez trier les enregistrements des commerciaux par région de vente, vous cocherez l’option “Triée” pour la colonne contenant le champ Région de vente. Vous pouvez également trier les résultats d’une formule. Il suffit de cocher l’option Triée pour la colonne contenant la formule. Pour plus d’informations sur les formules, reportez-vous au paragraphe paragraphe “Associer des formules à un état”.
Par défaut, l’ordre des tris est défini par l’ordre dans lequel les colonnes ont été déclarées Triées. Vous pouvez le modifier à tout moment, par simple glisser-déposer, en déplaçant verticalement les champs par rapport aux autres dans la liste Ordre de tri.
- Pour définir les tris de l’état :
1. Sélectionnez la colonne contenant le champ ou la formule que vous
souhaitez définir comme premier niveau de tri.
2. Cochez l’option “Triée” dans la zone de paramétrage des colonnes.
OU
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé de
colonne à trier.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur l’intitulé de la colonne à trier.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande Triée.
OU
1. Dans la liste des champs, sélectionnez le nom du champ que vous
souhaitez définir comme premier niveau de tri.
2. Déposez-le directement dans la liste des tris.
A noter que dans ce cas, la colonne correspondante est automatiquement créée dans la zone de construction du modèle d’état. Gesprojet affiche alors le nom du champ ou de la formule dans la
liste de tri. A droite de ce nom, une petite flèche indique le sens du tri. Par défaut, les tris sont ascendants (la flèche pointe vers le haut).
3. Si nécessaire, cliquez sur la flèche indiquant le sens du tri pour que la colonne soit triée dans un ordre descendant.
4. Si vous le souhaitez, sélectionnez l’option “Triée” pour d’autres colonnes afin de spécifier des niveaux de tri supplémentaires. Vous pouvez mêler des tris ascendants et descendants parmi les colonnes d’un état. Lorsque vous définissez des niveaux de tri multiples, gesprojet trie d’abord les enregistrements en fonction du premier champ ou de la première formule de la liste de tri, puis les autres champs ou formules, dans l’ordre où ils (elles) apparaissent dans la liste.
Modifier l’ordre de tri
Vous pouvez supprimer un champ ou une formule de la liste de tri ou réorganiser les champs et formules dans la liste de tri.
- Pour supprimer un champ ou une formule de la liste de tri :
Sélectionnez le niveau de tri à supprimer dans la liste de tri et appuyez sur la touche Ret. Arrière.
OU
Sélectionnez, dans la zone de construction du modèle, la colonne à laquelle est associé un tri puis désélectionnez l’option “Triée” dans la zone de paramétrage des colonnes ou dans le menu contextuel (clic bouton droit de la souris sous Windows, Ctrl+clic sous MacOS).
gesprojet supprime de la liste de tri le champ ou la formule sélectionné(e). Cette opération ne supprime pas la colonne de l’état elle même.
Simplement, lorsque vous imprimerez l’état, gesprojet n’utilisera plus ce champ ou cette formule pour trier les enregistrements.
- Pour réorganiser l’ordre des champs ou des formules dans la liste de
tri :
1. Dans la liste de tri, sélectionnez le champ ou la formule à déplacer.
2. Faites glisser l’élément sélectionné et déposez-le à l’endroit que vous
souhaitez dans la liste.
Le champ ou la formule est inséré(e) à son nouvel emplacement dans la liste.
Fixer les niveaux de rupture
Dans un état personnalisé, vous déterminez des niveaux de rupture pour séparer les enregistrements en groupes homogènes, suivant les valeurs d’un ou plusieurs champs. Une zone de rupture est imprimée à chaque niveau de rupture. Vous pouvez placer des calculs récapitulatifs dans la zone de rupture. Le calculs récapitulatifs — somme, moyenne, minimum, maximum, et nombre total — sont
effectués pour chaque groupe d’enregistrements.
Les niveaux de rupture sont déterminés par les niveaux de tri et les lignes de rupture. Par exemple, si vous demandez à gesprojet de trier les enregistrements par Zone de vente et créez une ligne de rupture, le programme insérera une rupture entre chaque groupe d’enregistrements de la même zone de vente.
Après avoir inséré une ligne de rupture dans l’état, vous pouvez placer des calculs récapitulatifs dans chaque rupture. Par exemple, vous pouvez placer un calcul récapitulatif dans une ligne de rupture pour afficher le sous-total des ventes par département au sein d’une même région. Pour plus d’informations sur ce point, reportez-vous au paragraphe “Ajouter des calculs récapitulatifs”
- Pour insérer une ligne de rupture :
1. Choisissez la commande Insérer rupture dans le menu Edition.
OU
Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé de ligne “Pied” et choisissez la commande Dupliquer rupture dans le menu contextuel qui apparaît.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur l’intitulé de la ligne “Pied” et choisissez la commande Dupliquer rupture dans le menu contextuel.
Gesprojet insère une ligne de rupture dans la zone de construction du modèle.
2. Si vous le souhaitez, ajoutez d’autres lignes de rupture : répétez
l’étape 1 autant de fois que nécessaire.
Vous pouvez insérer autant de ruptures que vous voulez. Vous devez
créer au moins autant de niveaux de tri que de niveaux de rupture.
Les lignes de ruptures sont créées les unes au-dessus des autres.
gesprojet associe un numéro séquentiel à chaque nouveau libellé
de rupture dans la barre des libellés de ligne : Rupture1, Rupture2,
Rupture3, etc.
Vous pouvez également dupliquer une ligne de rupture. Cette possibilité est intéressante pour, par exemple, créer plusieurs lignes de ruptures ayant des caractéristiques semblables.
- Pour dupliquer une ligne de rupture :
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé de la ligne de rupture à dupliquer.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur l’intitulé de la ligne de rupture à dupliquer.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande Dupliquer rupture.
OU
1. Sélectionnez la rupture à dupliquer en cliquant sur l’intitulé de la
ligne.
2. Choisissez la commande Dupliquer rupture dans le menu Edition.
La ligne est dupliquée. La nouvelle rupture est placée au-dessus de la
ligne et est sélectionnée.
Toutes les propriétés de la ligne dupliquée sont conservées : contenu,
calculs, styles, formats, etc.
- Pour supprimer une ligne de rupture :
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé de la ligne de rupture à supprimer.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur l’intitulé de la ligne de rupture à supprimer.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande Supprimer rupture.
OU
1. Sélectionnez la rupture à supprimer en cliquant sur l’intitulé de la
ligne.
2. Choisissez la commande Supprimer rupture dans le menu Edition.
La ligne de rupture est immédiatement supprimée du modèle d’état.
Utiliser les valeurs des champs de rupture dans les libellés
Vous pouvez améliorer l’apparence et la clarté de vos états en libellant chaque ligne de rupture à l’aide de la valeur courante du champ de rupture.
Pour faire en sorte que la valeur d’un champ de rupture soit imprimée dans un libellé situé dans la zone de rupture, utilisez le symbole dièse (#) dans le libellé. Par exemple, le texte “Total des salaires pour le service #” contiendra le nom du service (dans ce cas, la valeur du champ Service) à la place du symbole dièse lorsque l’état sera imprimé.
Il n’est pas nécessaire que le symbole dièse soit placé dans la même colonne que le champ de rupture. Il affichera la valeur du champ de rupture dans toute cellule de la ligne de rupture.
Ajouter des calculs récapitulatifs
L’écran suivant illustre l’utilisation du symbole dièse dans un libellé de la ligne Rupture1.
La ligne Pied ainsi que chaque ligne de rupture peuvent comporter des calculs récapitulatifs, effectués à partir du contenu des champs ou de formules. Les boutons situées dans la partie supérieure de l’éditeur d’états personnalisés indiquent les options de calculs récapitulatifs disponibles pour les états. L’éditeur propose les types de calculs suivants :
1. Nombre : affiche le nombre d’enregistrements de l’état ou de la rupture.
2. Min : affiche la plus petite valeur de l’état ou de la rupture.
3. Max : affiche la plus grande valeur de l’état ou de la rupture.
4. Somme : effectue le total des valeurs de l’état ou de la rupture.
5. Moyenne : effectue la moyenne des valeurs de l’état ou de la rupture.
Lorsque vous placez un calcul dans la ligne Pied, il sera effectué sur la totalité des enregistrements de l’état. Si vous placez le calcul dans une ligne de rupture, il sera effectué sur les enregistrements de la rupture uniquement.
- Pour ajouter un calcul récapitulatif :
1. Sélectionnez la cellule — c’est-à-dire l’intersection entre une ligne et une colonne — d’une ligne de rupture ou de la ligne Pied, dans laquelle vous souhaitez insérer votre calcul.
Les calculs Somme, Min, Max et Moyenne ne peuvent être associés qu’à des champs de type numérique ou des formules.
2. Sélectionnez toutes les options de calculs récapitulatifs que vous souhaitez insérer.
OU
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer votre calcul.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer votre calcul.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez une des commandes de calculs récapitulatifs.
3. Répétez l’opération pour chaque calcul à insérer.
Gesprojet affiche dans la cellule sélectionnée une icône pour chaque calcul demandé. L’illustration suivante montre une icône de Somme dans la ligne Rupture. Icone de calcul dans la ligne de Rupture
Si vous placez plus d’un calcul récapitulatif dans une cellule, gesprojet empile les icônes correspondantes :
Répéter les valeurs dans les colonnes de ruptures
Dans un état avec ruptures, les colonnes utilisées pour regrouper les enregistrements (destinées à permettre que des calculs puissent être effectués) sont appelées colonnes de ruptures. Dans l’état ci-dessous, le champ “Service” est une colonne de rupture puisque les enregistrements dans l’état sont groupés par service. Lorsqu’un état tel que celui-ci est généré, les valeurs pour la colonne de rupture sont imprimées une fois seulement par rupture. En d’autres termes, le nom de chaque service est imprimé uniquement avec le premier enregistrement du groupe et n’est plus répété jusqu’à ce que le nom du service change.
Dans certains cas, vous pourrez vouloir répéter les valeurs des colonnes de rupture pour qu’elles apparaissent avec chaque enregistrement dans la zone de rupture.
- Pour répéter les valeurs des champs dans la colonne de rupture :
1. Sélectionnez la colonne de rupture en cliquant dans la cellule d’intitulé
de la colonne.
La colonne doit être entièrement noircie.
2. Cochez l’option Valeurs répétées.
OU
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule
d’intitulé de la colonne.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur la cellule d’intitulé de
la colonne.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l’option Valeurs
répétées.
Lors de l’impression de l’état, les valeurs de la colonne de rupture
seront répétées pour chaque enregistrement.
Voici l’état personnalisé défini précédemment, après que l’option
Valeurs répétées ait été sélectionnée pour la colonne Service.
Définir les formats d’affichage
Vous pouvez définir les formats d’affichage des colonnes qui
contiennent des valeurs numériques (entier, entier long, numérique),
alphanumériques, date, heure et image. Par exemple, si vous affichez
les salaires dans une colonne, vous pouvez appliquer un format
numérique à la cellule Corps pour le champ Salaire. Si l’état contient
des champs Alpha tels que des numéros de téléphone, vous pouvez
utiliser des formats Alpha. Si votre état affiche des dates, heures ou
images, vous pourrez également leur assigner des formats d’affichage.
Par exemple, le format ### ##0,00 F place un symbole Franc (F) à droite
du nombre et peut afficher des montants en francs jusqu’à
999 999,99 F.
Vous pouvez également créer vos propres styles de formats d’affichage
pour les numériques et alphanumériques.
Assigner le format d’affichage
- Pour assigner un format d’affichage à un champ numérique, Alpha,
date, heure ou image :
1; Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule
Corps de la colonne à formater.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic sur la cellule Corps de la
colonne à formater.
Un menu contextuel apparaît. L’intitulé de la commande de formatage
est modifié en fonction du type de données affichées dans la colonne.
2; Choisissez la commande Numérique, Alpha, Date, Heure ou Image.
Un sous-menu hiérarchique vous propose les formats disponibles pour
le type de données de la colonne.
Si la colonne de l’état contient des données que vous ne pouvez pas
formater, la commande de formatage est inactivée.
3; Sélectionnez le format que vous souhaitez appliquer.
Le format s’inscrit dans la cellule Corps.
Si vous avez également demandé des calculs récapitulatifs pour cette
colonne, le format défini dans la cellule Corps leur sera automatiquement
appliqué. Seul le calcul “Nombre” est toujours affiché comme
entier et n’accepte aucun symbole de formatage tel que le dollar.
Vous pouvez également saisir manuellement les formats à appliquer,
en cliquant deux fois dans la cellule et en tapant au clavier les éléments
du format.
Différents formats peuvent être appliqués aux différentes colonnes de
l’état.
Cacher des lignes et des colonnes
Vous pouvez cacher des lignes ou des colonnes lorsque vous imprimez un état personnalisé. Cette possibilité est utile, par exemple, lorsque vous voulez que l’état ne fasse apparaître que les calculs récapitulatifs : il vous suffit ainsi de cacher la ligne Corps. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour cacher une ligne de rupture ou la ligne Pied de page. Enfin, vous pouvez cacher une colonne que vous devez utiliser pour effectuer un tri, mais que vous ne voulez pas
afficher dans l’état.
- Pour cacher une ligne :
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule
d’intitulé ou à droite de la dernière colonne de la ligne que vous
souhaitez masquer.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic dans la cellule d’intitulé
ou à droite de la dernière colonne de la ligne que vous souhaitez
masquer.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande
Cacher.
OU
1. Sélectionnez la ligne que vous voulez masquer.
2. Choisissez la commande Cacher dans le menu Edition.
Gesprojet affiche la ligne sélectionnée en grisé pour vous indiquer
qu’elle n’apparaîtra pas dans l’état lorsque vous l’imprimerez ou le prévisualiserez.
- Pour cacher une colonne :
1. Sous Windows : cliquez avec le bouton droit de la souris dans la cellule
d’intitulé ou au-dessous de la dernière ligne de la colonne que vous
souhaitez masquer.
Sous MacOS : utilisez la combinaison Ctrl+clic dans la cellule d’intitulé
ou au-dessous de la dernière ligne de la colonne que vous souhaitez
masquer.
2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez la commande
Cacher.
OU
1. Sélectionnez la colonne que vous voulez cacher.
2. Choisissez la commande Cacher dans le menu Edition.
gesprojet affiche la colonne en grisé pour vous indiquer qu’elle
n’apparaîtra pas dans l’état final.
Ajouter des en-têtes et de pieds de page
Au moment d’imprimer un état personnalisé, vous pouvez ajouter un en-tête et un pied de page génériques. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :
a. ajouter du texte pour l’en-tête et le pied de page,
b. fixer la taille des zones d’en-tête et de pied de page,
c. définir les polices, tailles et styles des caractères du texte de l’en-tête et
du pied de page,
d. demander à ce qu’un cadre soit ajouté autour de l’état lorsque celui-ci
est imprimé,
e. insérer le numéro de page, la date et l’heure courantes dans vos états.
Les en-têtes de page ne peuvent être définis que lorsque vous effectuez
une impression standard. Pour plus d’informations sur ce point,
reportez-vous au paragraphe “Imprimer un état personnalisé”,
- Pour insérer un en-tête ou un pied de page dans un état :
1. Assurez-vous, à l’aide la commande Fichier>Format d’impression..., que la taille de papier sélectionnée est bien celle que vous allez utiliser pour l’impression et validez la boîte de dialogue.
La zone de prévisualisation de l’en-tête et du pied de page tient compte de ce paramètre.
2. Choisissez la commande En-tête et pied de page... dans le menu Fichier.
La boîte de dialogue de formatage de l’état personnalisé apparaît :
3. Sélectionnez En-tête ou Pied de page dans le menu supérieur de la boîte de dialogue, en fonction de l’élément à paramétrer.
4. Saisissez la taille de l’en-tête et du pied de page dans les zones correspondantes. Par défaut, la taille d’un en-tête et d’un pied de page est fixée à 25 points. Vous pouvez modifier ces valeurs et changer l’unité utilisée, à l’aide de la liste déroulante correspondante, afin de saisir des valeurs en pouces ou en centimètres.
A mesure que vous saisissez la taille de l’en-tête et du pied de page, les filets en pointillés dans la zone de prévisualisation de la page se déplacent pour vous donner un aperçu du résultat de vos modifications dans l’état imprimé.
5. Cliquez dans une zone de saisie d’en-tête ou de pied de page parmi les
trois emplacements proposés et saisissez votre texte.
A.Définir les polices, taille, justification et style des caractères
Vous pouvez définir des polices, tailles, justifications et styles de caractères différents dans vos en-têtes et pieds de page.
- Pour appliquer ces spécifications :
1. Sélectionnez, dans le menu supérieur de la fenêtre, l’élément auquel vous souhaitez appliquer vos paramètres.
2. Choisissez la police, la taille, la justification et le style des caractères à l’aide des options de la zone Attributs de la police.
L’en-tête ou le pied de page affiche immédiatement les attributs correspondants dans la zone de prévisualisation.
B. Insérer le numéro de page, la date et l’heure, le nom et le numéro de l'opération
Vous pouvez insérer le numéro de page, la date ou l’heure courantes dans l’en-tête ou le pied de page de votre état personnalisé.
- Pour insérer le numéro de page, la date ou l’heure :
1. Sélectionnez, dans le menu supérieur de la fenêtre, l’élément auquel
vous souhaitez appliquer ces paramètres.
2. Cliquez sur le menu (symbolisé par une flèche) d’un des trois
emplacements proposés.
3. Sélectionnez la valeur que vous souhaitez insérer.
La zone de prévisualisation indique le code de la valeur à insérer :
1. #P indique le numéro de page,
2. #D indique la date d’impression,
3. #H indique l’heure d’impression.
4. #I Insère les Initiales de l'utilisateur courant
5. #O Insère le nom complet de l'opération
6. #N Insère le numéro de l'opération
7. [Table]Champ Insère la valeur du champ au moment de l'impression
Vous pouvez insérer ces éléments à l’intérieur du texte de l’en-tête ou du pied de page. Par exemple, vous pouvez saisir le libellé “Page #P”.
C. Ajouter un cadre
Pour enjoliver la mise en page de votre état, vous pouvez ajouter un
cadre autour des valeurs. Les dimensions du cadre seront calculées
automatiquement par gesprojet en fonction des valeurs contenues
dans le cadre.
Pour ajouter un cadre autour des valeurs de l’état, cochez l’option
“Encadrer les données” dans la boîte de dialogue d’en-tête et de pied de
page.
D.Valider
Si vous êtes satisfait des paramètres d’en-tête et de pied de page définis pour votre état personnalisé, cliquez sur le bouton OK pour les valider et retourner à l’éditeur d’états personnalisés. L’en-tête et/ou le pied de page spécifiés resteront valides jusqu’à ce vous rappeliez
la commande En-tête et pied de page et modifiiez à nouveau les paramètres.
dernière modification le 05-03-2009
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